¿Qué hace un asistente virtual y qué se necesita para ser AV en España?

La figura del asistente virtual ha crecido de manera exponencial en los últimos años gracias a la digitalización de los negocios, al auge del trabajo en remoto y al aumento de los proyectos digitales.

Y es que su buen hacer es clave en muchas empresas en la actualidad. Pero, ¿qué funciones desempeña un asistente virtual? ¿Cómo puedes empezar a trabajar de ello? Si tienes un negocio propio, ¿por qué puedes necesitar la ayuda de este tipo de perfil?

Vamos a resolver todas estas incógnitas a continuación.

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual es un profesional que ofrece servicios de administración y soporte a otro emprendedor o empresa en remoto. Facilita la gestión de las tareas diarias de un negocio empleando, para ello, apps y herramientas digitales y teniendo la posibilidad de trabajar en remoto.

Su figura ha surgido como consecuencia de la evolución y el desarrollo de los entornos digitales, y su perfil suele estar destinado a colaborar tanto con el departamento de dirección como con el equipo creativo o área de administración de la empresa.

Y es que las tareas que puede desempeñar un asistente virtual son de lo más diversas. ¡Vamos a verlas!

¿Cuáles son las funciones de un asistente virtual?

En líneas generales, un asistente virtual colabora en la correcta gestión y administración del día a día del negocio.

Estas son las principales funciones de un asistente virtual:

• Gestión de la facturación y colaboración en tareas de contabilidad.
• Gestión de eventos y de agenda.
• Colaboración en la gestión del correo electrónico.
• Soporte y atención al cliente.
• Soporte en la creación de contenidos.
• Seguimiento de las tareas de logística.

Vamos a ver cada una de ellas de manera más detallada.

Gestión de la facturación y colaboración en tareas de contabilidad

El perfil de asistente virtual puede ser clave a la hora de gestionar la facturación y la contabilidad de un negocio.

Tareas como la emisión de facturas, realizar un seguimiento de los cobros y reclamar los impagos son clave en su día a día.

Y, para ello, no solo debe ser una persona organizada y metódica, sino que debe tener las habilidades sociales necesarias para realizar esta labor de manera empática con el fin de mantener una buena relación con los clientes.

Gestión de eventos y de la agenda

La gestión de la agenda es otra de las tareas más habituales de los asistentes virtuales.

Organizar y agendar correctamente reuniones, concertar citas con proveedores o clientes y llevar al día la gestión de reuniones internas es vital para una buena gestión de la misma.

Y, como no, informar al CEO de la empresa de las actividades más importantes y del estado de la agenda del día.

Además, también es habitual que este perfil colabore a la hora de organizar eventos o viajes, buscando las mejores opciones para su manager.

Colaboración en la gestión del correo electrónico

En muchas ocasiones, las personas emprendedoras dedican demasiado tiempo a la gestión del correo en lugar de invertir estas horas al negocio en sí. Por ello, realizar un primer filtrado del mail corporativo y dar respuesta a aquellos correos para los que está capacitado es otra de las actividades rutinarias del asistente virtual.

Soporte y atención al cliente

En este apartado, entran en juego diferentes canales de comunicación entre las empresas y los clientes. De esta manera, el asistente virtual puede dedicarse a la atención al cliente de diferentes formas:

• Dando respuesta a los mensajes que llegan a través de redes sociales.
• Responder llamadas y correos electrónicos de los clientes, ayudándoles a gestionar posibles incidencias o resolver sus dudas.
• Dar soporte y respuesta a los mensajes que llegan a través de apps de mensajería instantánea como WhatsApp o Telegram, o a través del chatbot de la página web.

Soporte en la creación de contenidos

En algunas ocasiones, la ayuda del asistente virtual es clave para darle un toque final a una creatividad de Instagram, corregir el texto propuesto para un correo electrónico o terminar de editar una grabación para subirla a una plataforma como WordPress.

De hecho, muchos asistentes virtuales tienen conocimientos de diseño gráfico, edición de fotografías, vídeo o audio o, al menos, conocen herramientas como GoDaddy Studio que facilitan tremendamente la labor de creación de contenidos para redes sociales y otras plataformas online.

Realizar un seguimiento de las tareas de logística

En muchas ocasiones, los negocios delegan tareas sencillas de logística al perfil del AV. De esta manera, se encargará de realizar los envíos necesarios y de hacer un seguimiento de los mismos para asegurarse de que se están gestionando de la manera correcta.

¿Qué beneficios tiene contratar un asistente virtual para las empresas?

Ahora que ya conoces las tareas que puede llevar a cabo un asistente virtual. Pero, ¿por qué querría una empresa contratar este perfil?

Estas son las principales ventajas de contratar un asistente virtual en tu negocio:

• Permite delegar tareas que requieren del tiempo de la persona emprendedora, pero que no aportan demasiado valor al negocio.
• La persona emprendedora puede dedicar estas horas a proyectos que estén 100% vinculados al propósito de crecimiento de su negocio.
• En muchas ocasiones, los asistentes virtuales tienen una mayor experiencia que el propio emprendedor o CEO de la empresa en la realización de algunas tareas. Por ello, enriquecen el trabajo realizado.
• Su trabajo supone una mejor organización de las tareas, creando un negocio más productivo y eficiente.

Por todos estos beneficios, cada vez son más las personas emprendedoras y los negocios que están contratando este perfil para sus empresas.

¿Qué habilidades debe tener una persona para trabajar de asistente virtual?

¿Te gustaría convertirte en asistente virtual? Vamos a ver una serie de cualidades que debes cumplir para ello.

Un asistente virtual debe:

• Tener conocimientos del entorno digital para poder trabajar en remoto de manera sencilla y eficiente.
• Conocer el manejo de algunas herramientas online de facturación, diseño gráfico, gestión de proyectos u organización de tareas.
• Poseer habilidades de redacción y tener habilidades comunicativas para facilitar la comunicación con clientes, proveedores y otros grupos de interés de la empresa.
• Ser una persona organizada, metódica, proactiva y resolutiva con una gran capacidad de adaptación.
• Tener un perfil versátil, siendo capaz de gestionar tareas de distintos ámbitos con éxito.

Cómo ser asistente virtual

Si crees que todas estas habilidades encajan con tu perfil, ¿te gustaría ser asistente virtual?

Vamos a aclararte algunos puntos clave para trabajar como AV, aunque no tengas experiencia previa. Para ello:

• Puedes optar por formarte a través de cursos online o presenciales. Pero ¿dónde estudiar? Baraja las distintas opciones disponibles, incluidas las formaciones gratuitas, y elige aquella que se ajuste a tus expectativas y tus necesidades.
• Decide si quieres trabajar por cuenta propia o por cuenta ajena. En caso de que quieras montar tu propio proyecto para trabajar como asistente virtual, define tu público objetivo, desarrolla tu marca y crea una página web para ofrecer tus servicios.

• Aprovecha los medios digitales como un blog, una newsletter o las redes sociales para trabajar y potenciar tu marca personal y convertirte en una figura relevante en el sector.
• Date de alta en plataformas de búsqueda de empleo para acceder a las ofertas actuales. Por ejemplo, Malt, Fiverr, Workana o Freelancer publican multitud de ofertas de este campo.

Si eres una persona proactiva, resolutiva y que se desenvuelve bien en el entorno digital, ¿crees que te encajaría el perfil de asistente virtual como próximo paso en tu carrera?