Cómo elaborar un contrato de diseño web que genere relaciones a largo plazo con tus nuevos clientes

No dejes cabos sueltos

Un contrato de diseño web sirve para curarte en salud. Como en cualquier otro tipo de contrato, al crear uno así defines el trabajo y la relación web que tendrás con el cliente, a la vez que se establece la relación personal en cuanto a las comunicación e interacción que tendrás con cada uno de ellos.

Legalmente consiste en un acuerdo entre dos partes por el cual cada una se compromete a materializar determinadas acciones en un tiempo determinado. Si cualquiera de las partes no cumple sus compromisos, el contrato se convierte en la base para tomar medidas legales.

Por qué necesitas un contrato de diseño web

Imagen de varias personas sentadas en torno a una mesa negociando un contrato de diseño web

Más allá de la protección que ofrece, tener por escrito este contrato ayuda a estar tranquilo, a la vez que facilita el éxito de tu negocio. Cuando estás empezando, con menos experiencia pero lleno de optimismo, puede que pienses en cosas como:

  • “Soy una pyme, no necesito contratos.”
  • “Es un proyecto pequeño, ¿para qué firmar un contrato?”
  • “No quiero alarmar a los clientes con documentación legal.”
  • “Me fío de los clientes a la hora de pagarme por mi trabajo.”
  • “Nunca he tenido problemas por no tener un contrato.”

Al principio puedes tener la sensación de que como profesional todo escapa de tu control, lidiando con todo tipo de procesos, pero si encima añades cuestiones legales a la mezcla puede acabar siendo una bomba. Pero si realmente quieres ser un trabajador de renombre, es la hora de dar el salto.

Los diseñadores y desarrolladores web necesitan disponer de varios tipos de contratos

No hay un único modelo que encaje para todo el mundo, no podrás replicar el modelo que utiliza un compañero de gremio ya que cada modelo es personalizado. En cada contrato, es necesario prestar atención a los siguientes puntos clave:

  • Especificar claramente qué trabajo se va a realizar.
  • Asegurar el pago de tu trabajo.
  • Describir el papel de cada parte en el proceso, incluyendo acciones, confidencialidad y consecuencias de no llegar a tiempo.
  • Aclarar a quién pertenece el proyecto una vez finalizado.
  • Explicar posibles acciones post-entrega sobre cambios, garantías y responsabilidades.
  • Minimizar las situaciones de duda del estilo “Qué pasa si…”
  • Protegerte en caso de que sea necesario crear excepciones.
  • Crear documentación de referencia para el futuro.
  • Establecer las bases de una relación laboral exitosa.

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Los problemas que generan los clientes ayudan a perfeccionar tu modelo de contrato

De forma general, los clientes no tienen idea sobre qué supone crear una página web.

Solemos esperar que paguen por nuestra experiencia y que les ayudemos, eduquemos y hagamos el proceso lo más fácil posible. Es nuestra responsabilidad evitar confusiones, especialmente sobre los compromisos de entrega y compensaciones posibles.

Si todos los clientes fuesen perfectos, no necesitarías crear un contrato legal. Si todos los proyectos fuesen sobre ruedas, no habría experiencias negativas entre profesionales web y sus clientes.

Un contrato de diseño web evita generar problemas, como malentendidos, asumir conceptos erróneos, faltas de respeto u otro comportamiento que haga sentir mal a cualquiera de las partes.

Estas situaciones surgen debido a problemas de comunicación, algo que con un contrato bien redactado puedes evitar fácilmente.Si encuentras una situación nueva que te cree un reto a tu trabajo, no dudes en añadir una cláusula extra en el contrato.

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Por qué tus clientes necesitan un contrato de diseño web

Los profesionales web y sus clientes comparten muchas necesidades e intereses en los contratos que firman como, por ejemplo, aclarar hasta dónde llega el compromiso de cada parte y qué compensación se establece para estos compromisos.

Como ya se dijo, tener un acuerdo por escrito hace que las dos partes tengan claro qué expectativas se depositan en el negocio, qué límites se marcan y se explica cómo está evolucionando el proyecto. Además, los contratos:

  • Facilita conocer si el proyecto se va a entregar a tiempo y dentro del presupuesto acordado.
  • Aclaran qué papel tiene cada parte en el proyecto, quién se hace cargo de cada punto clave del mismo y se determina qué material debe entregar el cliente para que tú puedas acabar a tiempo.
  • Asegurarse que están contratando a un profesional que se toma las cosas en serio.

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Empieza el proyecto marcando el coste del mismo

La mayoría de proyectos empiezan presentando documentación preliminar, con la que se pretende iniciar las conversaciones sobre el coste que generará desarrollar un proyecto en concreto y que si todo va bien llevará a firmar el contrato final.

Hay cuatro variables a tener en cuenta que pueden aumentar el nivel de complejidad, formalidad y la carga de trabajo requerido.

Estimaciones

Se trata de una información previa con la cual se puede dar una idea general de los servicios que se pueden entregar ajustándose al presupuesto que dispone un cliente y con la exigencia de tiempo que tiene el mismo. Es una información que debe darse haciendo ver que cualquier detalle o cambio que se produzca puede cambiar si se aumentase la carga de trabajo o los requisitos del proyecto web sean más exigentes.

Puede ser muy útil empezar por esta vía a la hora de gestionar las expectativas de tus clientes. Las estimaciones siempre son variables, dada la probabilidad de que surjan imprevistos.

En este punto nadie puede exigirte que finalices el trabajo a un precio concreto.

Presupuestos

Con un presupuesto ya das un paso más formal, marcando un precio fijo que viene limitado por los plazos de tiempo para ejecutar el proyecto. Si tu presupuesto es aceptado por el cliente, prepárate para ponerte manos a la obra.

Es ideal para servicios muy específicos a los que puedes marcar tarifas planas, como el típico servicio de mantenimiento web mensual.

Incluir un límite de tiempo permite proteger un presupuesto dependiendo de si hace falta o no comprar productos adicionales para la web que estás elaborando, como un buen hosting o un certificado SSL, dado que los precios pueden aumentar en cualquier momento.

Ofertas

Este tipo de propuestas se ajustan más como respuesta para una serie de especificaciones muy particulares, que a menudo compiten por llevarse el gato al agua ante otras ofertas de mercado.

Las ofertas son buenas ideas cuando tienes plena confianza en que puedes entregar el proyecto compliendo todos los requisitos a un precio competitivo.

Por lo general, intentas ajustar el tiempo que necesitas para desarrollar tu trabajo antes de comprometerte a llevarlo a cabo, sobre todo por los requisitos exigentes que pueda tener , incluidas las expectativas que se depositan. Sin embargo, las ofertas suelen lanzarse sin muchos detalles, dando poca opción a negociar y son evaluadas al detalle una vez se ve el resultado final.

Propuestas

Suponen documentos completos y detallados, perfectos para eclipsar a la competencia y que puedas aumentar tu cartera de clientes.

Es la forma ideal de mostrar tu portfolio y destacar lo que ofreces como Propuesta Única de Venta (USP, por sus siglas en inglés), haciendo valer tu esfuerzo y habilidad para entregar los proyectos que se te encargan.

Aunque esta opción es la que requiere prestar más tiempo y atención, funciona de maravilla para proyectos complejos en los que puedes pensar y ofrecer múltiples opciones y soluciones que encajen.

Una vez hayas negociado un acuerdo con tu cliente basado en cualquiera de las propuestas que te hemos presentado hasta ahora, ha llegado la hora de estampar la firma en un contrato.

Qué se debe incluir en un contrato de diseño web

Imagen de un hombre tomando notas en una libreta de papel

Cuando piensas en las líneas maestras para preparar un contrato, es fundamental estar seguro de que tu contrato incluye todos los detalles cruciales del proyecto y que sea claro. Además:

Hazlo simple

Si preparas un contrato muy complicado puedes dar lugar a confusión o malas interpretaciones.

Los mejores contratos son claros y tienen sentido para todas las partes implicadas, sin considerar su conocimiento en materia legal.

Tener texto simplificado mejora la comprensión de ambas partes. Al minimizar tanto la jerga legal como la puramente técnica, se elimina la posibilidad de que el cliente eche la culpa a cualquier interpretación errónea de lo que está escrito en el contrato.

Que sea legible

Sabes todo lo necesario para hacer una página web legible, pudiendo aplicar muchas técnicas a la hora de redactar un contrato.

Usa fuentes sencillas, evita usar en exceso técnicas de subrayado, itálicas, negritas o las mayúsculas. Emplea textos de longitud adecuada para que se puedan leer con comodidad, usando bien los espacios en blanco, los espacios entre líneas y la numeración de cada página. Añadir subtítulos ayuda a organizar la información de forma que sea fácil buscar cualquier término dentro del documento.

Trata a cada cliente como si fuese único

Cada cliente y proyecto tiene sus propias necesidades específicas.

Si escribes un contrato de diseño muy genérico puede convertirse en un papel irrelevante para la mayoría de clientes del mercado.

En su lugar, empieza preparando una plantilla base que sea comprensible y luego ajústala a lo que necesita cada cliente.

Elementos clave de un buen contrato de diseño web

Imagen de un hombre trabajando y haciendo gestiones con su portátil

Un acuerdo para desarrollar una página web necesita cubrir algunos puntos básicos, sin importar el tipo de proyecto en el que estés metido. Mientras buscas la máxima sencillez, se hace imprescindible al menos cubrir estas seis áreas clave:

  1. Introducción.
  2. Previsión de trabajo a realizar.
  3. Cuestiones financieras.
  4. Procesos.
  5. Legal.
  6. Información final sobre el acuerdo.

Echemos un vistazo a cada uno de estos puntos:

1. Introducción

  • Da información clara sobre ti, tu empresa y las posibilidades de negocio que ofreces
  • Si hay varias personas implicadas, pon una breve descripción de tu equipo
  • Añade información de contacto y los métodos de comunicación que prefieres usa.

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2. Previsión de trabajo a realizar

  • Qué se va a realizar, con detalles del proceso y lo que se incluye (o no)
  • Compromisos a materializar
  • Objetivos
  • Plazo de tiempo

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3. Cuestiones financieras

  • Cantidad del proyecto, calendario de pagos, incentivos…
  • Qué métodos de pago son aceptados, incluyendo pagos electrónicos
  • Qué ocurre si el proyecto se cancela, o se suspende temporalmente

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4. Procesos

  • Detalles sobre cómo se desarrolla el trabajo, incluyendo cada paso, quién hará qué y cuándo se hacen las revisiones necesarias
  • Qué papel tendrá tu equipo y el que tendrá el cliente
  • Materiales y recursos que debe proporcionar el cliente

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5. Legal

  • Copyright y propiedad intelectual del trabajo realizado
  • Localización de archivos y procesos
  • Garantías de que el trabajo se hará
  • Soporte y mantenimiento
  • Resolución de conflictos
  • Privacidad y confidencialidad
  • Finalización de contrato

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6. Información final sobre el acuerdo

  • Validación del acuerdo vinculante
  • Confirmación de la autoridad sobre el contrato
  • Información de contacto y firma de las partes

Recursos útiles para tus contratos

Desarrollar tu propio contrato desde el inicio puede hacerte perder mucho tiempo, a la par que hacer que te olvides de cosas realmente importantes a incluir. En este punto, puede resultar caro pagarle a alguien para que redacte un contrato a medida.

La solución a medio camino sería encontrar una plantilla personalizable gratuita para crear tu modelo de forma más rápida.

Lo ideal es que localices un modelo contrastado que tenga todos los elementos necesarios y que haya sido empleado durante años.

Tienes ejemplos en páginas web como Github donde se alojan modelos gratuitos, aunque también puedes buscar otros ejemplos con autoría propia.

Claves para usar modelos de contratos

Una plantilla funciona solo como punto de arranque. Incluso si la plantilla pueda requerir un toque de personalización — quien haya creado el documento no sabe nada sobre tu empresa o tus clientes.

Combinar lo mejor de varias plantillas. Seleccionar de forma meticulosa varios elementos de diferentes contratos te permitirá crear un supercontrato único para ti.

Tener a varias personas revisando la versión final. Si piensas que has creado la mejor plantilla posible, pide una revisión a la gente de tu confianza, incluyendo otros compañeros de profesión, amigos o tus asesores legales.

Corrige errores. Una vez más. Revisa y revisa las veces que haga falta hasta que veas que está perfecto. Deja pasar un par de días de descanso y luego corrige los errores que haya.

Errores comunes que surgen al redactar contratos

Ten a mano esta lista de errores comunes que aparecen cuando se crea un nuevo contrato y pueden hacer que tus papeles sean inútiles o ininteligibles.

Fechas: La fecha de firma del contrato debe estar clara, así como los días en que se debe entregar el proyecto o cuestiones relacionadas con los pagos.

No recibir ayuda: Si crees que no puedes escribir un buen contrato, incluso aunque uses un modelo predefinido, considera la opción de contactar con un abogado. Será una inversión que hagas para protegerte de errores que te cuesten muy caro en el futuro.

Firma: Por supuesto, que ambas partes debéis firmar el documento legal. Cuando negocies con una empresa, o con más de una, asegúrate que tienes por escrito la firma adecuada. Verifica que tanto tú como el clientes tenéis copias firmadas.

Crea y envía el contrato

Ya que hablamos de firmar contratos, establecer un proceso para este paso facilita las cosas, hace que tus clientes se sientan más cómodos y mejora la forma en que gestionas tus negocios.

Ahora está en boga la firma electrónica, un proceso por el cual se puede registrar tu aprobación en cualquier documento en unos segundos. Hay varias empresas como DocuSign o Signaturit que te permiten tener tu propia firma pudiendo gestionar contratos u otros documentos legales como pedidos y acuerdos de colaboración con otros socios o empresas.

Conclusiones

El objetivo final es crear un contrato que sea claro y conciso y que cubra los puntos más relevantes del proyecto y que genere confianza y respeto, además de servir como fuente para los clientes potenciales que estén decidiendo contratarte o no.

Todo lo que has leído hasta ahora no debe ser utilizado por completo como referencia a nivel legal. Te recomendamos que consultes a un especialista sobre tu situación personal y profesional.

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