Cómo empezar con un sistema de marketing automatizado

Automatización de tareas de marketing. Parte 1.

Al igual que cuando mueves un dominio a un nuevo servidor, cambiar un software de marketing puede llegar a ser muy engorroso, incluso aunque seas un profesional. Si eres capaz de hacerlo bien, tendrás datos más realistas, más limpios y más útiles para tu estrategia de marketing. En cambio, si no te sale bien, puedes perder contactos valiosos ingresos e incluso suscriptores de muchos años.

Si estás pensando en utilizar un software más avanzado, es decir, a un sistema de marketing automatizado, o bien tu jefe te ha encomendado esta tarea, en este post te explicamos de forma detallada cómo hacerlo.

El valor de los sistemas de marketing automatizado

Antes de adentrarnos en el proceso, hablemos un minuto sobre el gran valor que puede ofrecer a tu empresa cambiar a un sistema de marketing automatizado. Para escribir esta serie, utilicé mi web personal como conejillo de indias. Y este es el por qué:

Durante casi 10 años he utilizado el proveedor Blue Sky Factory, adquirido en 2011 por WhatCounts, para mi servicio de email marketing. Aunque Publicaster seguro que también se venderá a una empresa de terceros, creo que es un buen indicador de que es hora de pasar de un sistema de email marketing puro. Es hora de modernizarse.

Las ventajas de un sistema de marketing automatizado son enormes, ya que ofrecen un servicio de email marketing, pero también landing pages, sistemas de lead scoring y muchas más opciones.

Tanto las empresas grandes como las más pequeñas pueden sacarle provecho de un sistema de marketing automatizado como del que hablamos.

Establece las prioridades de tu sistemas de marketing automatizado

Lo primero que debemos hacer al evaluar los sistemas de marketing automatizado es saber qué necesito. ¿Qué estoy buscando? ¿Qué beneficios quiero que me aporte?

En mi caso quiero dos cosas: un servicio de email marketing y un sistema de lead scoring.

Una estrategia de lead scoring es importante, especialmente si tienes una pyme. Necesitas enfocarte tanto en la calidad como en la cantidad de leads que tienes. Necesitas tener el suficiente público como para garantizar que un mínimo de personas presten atención a lo que estás enviando y se interesen por el contenido. Además, también necesitas saber quiénes son tus mejores clientes.

En mi página web recopilé todos estos datos de mi sistema de ecommerce, pero sabía que tenerlos todos en un mismo lugar sería mucho más conveniente. Además, si estás segmentando tus clientes o creando listas de influencers, un sistema de marketing automatizado puede ayudarte a hacerlo más fácilmente.

Ahora que sabemos qué es lo que queremos de nuestro sistema de marketing automatizado, es hora de ver el coste que puede suponer.

La mayoría del software de marketing automatizado cuesta unos 1.000 dólares al mes o incluso algo más. Con mi cuenta de pequeña empresa, envío entre 15.000 y 16.000 correos electrónicos cada semana, es decir, unos 60.000 correos al mes. Esta cuenta no la incluyo dentro de mi trabajo diario, sino que es un proyecto paralelo para sacarme un dinero extra que me genera aproximadamente 5.000 dólares al mes. Si esto significa que debo invertir 1.000 dólares en un sistema de marketing automatizado, es algo impensable para mi negocio.

Es casi tan importante el coste como entender cuáles son realmente tus propias capacidades personales.

Si tu fuerte es el diseño o el desarrollo web, pero el marketing no se te da tan bien, hay algunos pasos del proceso que te resultarán un poco más complejos. Además, también tienes que tener en cuenta tus propias capacidades. Hay ciertas habilidades que pueden diferenciarme y que influirán en mi proceso de toma de decisiones en comparación con el dueño de una pyme:

  • Puedo escribir código. No soy un experto, pero sí soy lo suficientemente bueno para hacer que las cosas funcionen y, si es necesario, puedo incluso aplicar configuraciones personalizadas.
  • Puedo administrar y mantener sin dificultad la infraestructura tecnológica, lo que se traduce en un ahorro de costes considerable, ya que no tengo que contratar a nadie para que administre mi sistema.
  • Como trabajo en SHIFT Communications, puedo manejarme con casi cualquier sistema de marketing automatizado con relativa rapidez.

Los conocimientos técnicos de tus clientes dictarán el proceso de decisión a la hora de elegir un sistema de marketing automatizado.

Tienes un montón de opciones, desde las que ya están listas para usar a opciones completamente personalizables.

Encuentra el mejor sistema de marketing automatizado

Una buena forma de buscar online sistemas de marketing automatizado es restringiendo tus búsquedas al último año para encontrar así revisiones y resultados actuales. Cuando se trata de marketing automatizado B2B, Pardot es la herramienta más usada, la referencia.

En las primeras posiciones también está Marketo, que es muy potente y ofrece características únicas. Otra solución bastante utilizada también es Oracle Marketing Cloud, anteriormente conocida como Eloqua. Con cualquiera de estas opciones, lo más probable es que el coste ascienda entre 2.000 y 5.000 dólares al mes.

Pero no te preocupes. También hay más opciones que se puede adaptar a tu presupuesto.

En el otro extremo tenemos a Mailchimp. Haciendo un cálculo rápido te puedo decir que con mis 15.000 suscriptores me costaría alrededor de unos 150 dólares al mes administrar y automatizar mis correos electrónicos. No es un precio demasiado alto, pero si añades otras funciones básicas de marketing automatizado, ten en cuenta que deberías sumar 199 dólares. En definitiva, aunque sea un software de calidad, es demasiado dinero para mí.

También está Infusionsoft, otro software importante en el marketing para pequeñas empresas. Esta solución me costaría alrededor de unos 600 dólares al mes para toda mi lista de contactos. Nuevamente, tampoco es un servicio que se ajuste a mi.

Además, hace poco descubrí un nuevo software llamado Mautic, un sistema de marketing automatizado y de código abierto.

Tú mismo debes descargar e instalar el software en un servidor o bien puedes utilizar una versión online por unos 12 dólares. Yo me decanté por este último porque, aunque puedo ejecutarlo en mi servidor, prefiero invertir el tiempo en otra cosa. Si ya eres cliente de GoDaddy, o quieres serlo, en GoDaddy se ofrece Mautic con el hosting de aplicaciones Bitnami que proporciona una gran escalabilidad y eficiencia.

Para que funcione mejor, también necesitas utilizar un sistema de email marketing externo. Puedes enviarlos a través del servidor, pero suele llevar bastante tiempo configurarlo. Mautic se combina muy bien con la herramienta de Amazon Web Services llamada Amazon Simple Email Service, que ofrece precios sorprendentemente bajos (alrededor de unos 5 dólares por cada 10.000 emails enviados).

A mayores de estos 5 sistemas de marketing automatizado que acabo de mencionar, hay muchas más opciones para elegir. Sin embargo, antes de ponerlo todo en funcionamiento, debes realizar un análisis de tu sistema actual.

Haz un balance de tus esfuerzos en marketing

Después de elegir un servicio de marketing automatizado, es importante identificar todas las piezas de tu sistema de marketing automatizado o tu servicio de email marketing y realizar una copia de seguridad. Mételo todo en una nueva carpeta y guarda esta copia de seguridad en tu escritorio.

Usando un sistema como UNIX incorporado en Apple, puedes organizar todo de manera rápida en lugar de hacerlo todo en carpetas individuales.

Aquí tienes un ejemplo de comandos:

  • Mkdir lists
  • Mkdir templates
  • Mkdir landingpages
  • Mkdir logos
  • Mkdir tracking

Recuerda que mi configuración era puramente un sistema de email marketing, no había muchas landing pages, únicamente los formularios de suscripción que sí quiero conservar. También incluyo los códigos de conversión por si necesito replicarlos más tarde.

A continuación, guarda también las páginas públicas, es decir, landing pages que incluyen código HTML. Por ejemplo, en mi caso, la página de preferencias de los suscriptores incluye bastante código que quiero conservar al completo. También es necesario comprobar si hay más páginas con código personalizado.

Después de esto, categoriza tus páginas, empezando por extraer tus listas de suscriptores de tu sistema de correo actual. Es posible que algunas listas no sean necesariamente las que vas a utilizar en tu estrategia de email marketing, por lo que las separaremos temporalmente.

Una vez que hayas movido todas las listas a tu carpeta de backup de email, céntrate en los logos (si los tienes) y los newsletters. En mi caso guardo los newsletters por separado del correo electrónico, ya que los creo en un programa llamado Scrivener. Es un programa de procesamiento de texto que recoge automáticamente mis newsletters, por lo que no necesito guardarlos individualmente.

Por último, verifica que se hayan movido todas tus plantillas de email y códigos de seguimiento utilizando Google Tag Manager. La forma más fácil de hacerlo es comprimiendo y poniendo los elementos en un container.

Antes de migrar los elementos principales al nuevo sistema, valora la posibilidad de hacer una limpieza de los datos que tienes.

Por ejemplo, mi lista de suscriptores es muy grande (y no necesariamente la más limpia). Para facilitar la consolidación de datos, lo mejor es poner orden antes de continuar.

Limpieza de las listas de email para automatización de marketing.

La forma más sencilla de limpiar tu lista de suscriptores es ordenar tu lista por usuarios activos o no activos (puedes sacarlo fácilmente cuando te llega un correo devuelto). Estos usuarios ya no tiene sentido que los incluyas en el nuevo sistema.

No tiene sentido realizar envíos de email a personas que nunca van a llegar a abrir tu correo.

También es probable que rechacen tus correos o que anulen la suscripción de tu lista de email. En este caso, te recomiendo guardar a estos usuarios en una segunda pestaña o documento, ya que puntualmente puedes volver a necesitarlos para cualquier otro tipo de comunicación.

Una forma de reciclar a estos usuarios es configurar una campaña publicitaria, por ejemplo, en redes sociales (en función de sus preferencias de contacto) para realizar publicidad. Aunque es posible que hayan actualizado sus direcciones de correo, es muy probable que no hayan actualizado sus perfiles sociales. Como resultado, es posible que puedas volver a utilizarlos en el futuro.

“Oye, antes estabas suscrito a mi lista de correo, ¿por qué no vuelves y descubres las últimas novedades?”

En mi siguiente artículo, nos sumergiremos en la configuración real de tu nuevo sistema de marketing automatizado.

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