¿Cómo funciona Outlook en Microsoft Office 365?

Un gestor de correo hecho a medida

En este artículo voy a ofrecer información y algunos trucos que puedes necesitar al utilizar Outlook, el gestor de correo incluido en Microsoft Office 365. Pero primero, veremos qué es exactamente esta aplicación. Luego analizaremos las ventajas que tiene usarlo en tu negocio antes de ver con más detalle las funcionalidades que incluye al usarlo conjuntamente con el paquete Office. Para terminar, veremos paso a paso cómo trabajar con Outlook.

¿Estás listo? ¡Vamos allá!

¿Cómo funciona Outlook en Microsoft Office 365?

Imagen de un sobre abierto con una carta dentro

Outlook es un software incluido en Office 365, el paquete de herramientas de Microsoft creado para trabajar en la nube que incluye vía acceso online a programas tan conocidos como Word, Excel o PowerPoint, que podrás utilizar ya quieras emprender online o tengas una empresa en marcha desde hace tiempo. Si echas un vistazo a los productos que ofrece GoDaddy, verás diferentes opciones de Office 365 disponibles según tus necesidades, además de ofrecerte el mejor equipo de soporte posible.

Cada plan incluye una cuenta de correo profesional que puedes vincular a un dominio que tengas registrado.

Hoy en día tener correo es imprescindible a la hora de hacer negocios, aunque ello implique dependencia total de él en muchas ocasiones. Tener formas de acceder y sincronizar el correo para recibir en la bandeja los últimos mensajes es prioritario para miles de usuarios. Con Outlook dará igual cómo accedas y desde dónde lo hagas, puedes entrar en tu cuenta de Office 365 desde cualquier dispositivo sin problemas.

Ventajas de Outlook en Office 365

Icono de varios dispositivos funcionando

Tendrás a tu disposición un gestor de correo hecho a medida que te ayudará a aumentar tu productividad. Todos los planes de Office 365 que ofrece GoDaddy incluyen actualizaciones automáticas sin coste adicional.

Además, en vez de usarlo únicamente a través de tu ordenador personal desde casa, solo tienes que usar el móvil o similar y revisar el correo en pocos segundos.

No importa donde estés o qué dispositivo utilizas con más frecuencia, todo lo que necesitas es una conexión estable a Internet para entrar en tu cuenta de correo o en cualquier otra aplicación.

Descubrirás que Outlook es tan popular porque no actúa solo como un gestor de correo normal, sino que tiene varias funcionalidades que te permiten organizar mejor tu negocio y poder finalizar todos tus proyectos en marcha.

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Principales funcionalidades de Outlook 365

Microsoft Outlook incluye las siguientes características:

Correo

Es, sin duda, la más importante y sobre la que gira Outlook en Office 365. Como en cualquier otro gestor, puedes ver y leer tus mensajes, además de eliminar los que no te interesen y archivar aquellos que sí tengan relevancia. Por otro lado, tienes más funciones como la de Mensajes Accionables, con la cual puedes añadir una tarea extra dentro del mismo correo que envías, o realizarla tú, como si fuese un retweet o añadir una reunión con hora y fecha marcadas de antemano.

Contactos

También llamada Gente, con esta función puedes buscar y editar todos tus contactos o crear nuevos en tu agenda. Los contactos pueden estar organizados a tu gusto y puedes enlazarlos con algunas redes sociales, como LinkedIn o Twitter.

Consejo Pro: Puedes crear un contacto haciendo clic en la cuenta de la persona que te envía un correo, abriendo una tarjeta con los datos de dicha persona y un botón de “Añadir contacto”. Así podrás agregarla a tu agenda cuando quieras.

Otra opción que tienes es la de poder importar de manera sencilla una lista de contactos a la que quieras enviar un correo determinado. Los amigos o conexiones que tengas en LinkedIn, Facebook y Twitter se pueden agregar en esta sección. Ahora no tendrás excusa para organizar todos tus contactos en un mismo lugar.

Tareas

Todos tenemos que anotar tareas para no olvidarnos de hacerlas o estar seguros de que se han realizado correctamente. Con Outlook puedes crearlas, clasificarlas en distintas categorías o moverlas a una carpeta concreta que hayas creado. También tienes la posibilidad de fijar fechas de finalización y filtrar todas las tareas en función de distintos criterios.

Consejo Pro: Organiza tus tareas por asunto, fechas de inicio y final, porcentaje terminado, prioridad y cuánto trabajo has hecho en cada tarea.

Letra en negrita, cursiva, subrayado, numeración y listas por puntos son otras características que puedes aplicar para editar tareas. Estas se pueden clasificar a la carta, creando tu propia estructura.

Calendario

¿Qué sería de Microsoft Outlook sin un calendario? Podrás crear automáticamente calendarios para distintos eventos, como cumpleaños de tus contactos o las vacaciones que hayas fijado. Puedes compartirlo con otros contactos o incluso unificar todos los calendarios que necesites en una única vista. Hasta puedes usar código HTML y texto enriquecido para editar los calendarios.

Consejo Pro: Adjunta archivos a todos los eventos y reuniones que tengas programadas en el calendario como forma de tener seguro que llevarás todo lo necesario a dichas reuniones.

Puedes ver el calendario por días, semanas, meses, o ver simplemente lo que tienes planeado cada día. Si te decantas por usar calendarios laborales puedes optar por una vista que solo incluya tus reuniones de lunes a viernes.

Ahora que ya sabes todo lo que incluye Outlook y cómo sacarle partido, veamos cómo empezar a usar esta herramienta.

Cómo empezar a usar Outlook en Microsoft Office 365

Si te has decantado por alguno de los planes que ofrece GoDaddy, estarás listo para usar tu dominio con la cuenta de correo que viene incluida en Office 365. Para ello:

  1. Busca en tu bandeja de entrada un correo de GoDaddy con la activación de tu cuenta de Office 365 y pulsa Empezar.
  2. Elige tu dominio y pulsa Continuar.
  3. Completa el formulario de Office 365 introduciendo la información solicitada en cada campo.
  4. Haz clic en Crear. Recibirás la confirmación en la cuenta de correo que hayas dado para realizar el registro.

Nota: Office 365 no soporta Outlook 2007 o versiones más antiguas. Para poder registrarte y acceder a través de Office 365 tendrás que actualizar previamente tu versión.

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Si necesitas ayuda para configurar tu cuenta de correo, puedes llamar 24/7 al equipo de soporte técnico.

Trucos para aprovechar al máximo Outlook

Una vez creada tu cuenta, te dejamos a continuación varios trucos para personalizar y aumentar el potencial de Outlook.

Imagen de un hombre usando una tablet, consultando su correo en Microsoft Office 365

Crea una nueva firma

Cuando quieras terminar un mensaje antes de enviarlo con una firma donde se recojan datos como tu nombre, puesto o número de teléfono, puedes crear una firma personalizada de la siguiente manera:

  1. Cuando escribas el mensaje, selecciona Firma > Firmas.
  2. Pulsa en Nuevo, ponle nombre a la firma y créala.
  3. Pulsa OK para empezar a usar la nueva firma.

Limpia tu bandeja de entrada

Mantener limpia la bandeja principal de tu correo dejando sólo aquellos correos que tienen más relevancia puede ser bastante engorroso. Después de leer tus correos, a menudo dejas ahí sin eliminar los mensajes molestos durante demasiado tiempo. En muchos casos no tienen información útil para ti.

Con Outlook puedes hacerlo rápidamente. En tu bandeja de entrada (u otra cualquiera), selecciona Inicio > Eliminar. Puedes elegir:

  • Eliminar una conversación
  • Eliminar una carpeta
  • Eliminar una carpeta y subcarpetas

Los correos se moverán automáticamente a la carpeta de Elementos eliminados. No tengas miedo, la carpeta de eliminados nunca borrará los mensajes sin leer. No es algo de lo que te tengas que preocupar.

Etiqueta a tus contactos

Con Outlook tendrás todo lo que pidas. ¿Quieres mencionar a varias personas al igual que haces en Facebook y Twitter? Ya puedes hacerlo también por correo.

Para ello, en el cuerpo del mensaje que estés escribiendo, pon @ seguido del nombre y apellido de la persona que quieras mencionar. Elige a esa persona y aparecerá destacado en el mensaje, además de entrar como receptor del mismo en la línea Para.

Al igual que si fuese un chat online, el receptor verá un símbolo de @ en el mensaje. Mola, ¿verdad?

Reuniones de otro nivel con Skype y OneNote

Tus reuniones pueden ser más productivas todavía. Antes de enviar la solicitud de reunión, prepara Skype y un espacio para compartir las notas con lo más destacado de la misma.

Selecciona Nueva reunión en Skype para tener un enlace con la reunión, que se insertará automáticamente en la petición que crees. Si quieres compartir las notas, selecciona Tomar notas de la reunión. Crea una nueva libreta en OneNote o escoge una de las ya tengas abiertas. De igual forma, el enlace que obtengas se introducirá en la solicitud de reunión.

Usar atajos de teclado

Prácticamente no uso los atajos del teclado, pero sé de varios compañeros que no pueden vivir ellos. Algunos ejemplos de combinaciones que se pueden usar en Outlook son:

  • Crear un mensaje nuevo: Press Ctrl+Shift+M.
  • Crear un nuevo contacto: Ctrl+Shift+C.
  • Crear una nueva cita: Ctrl+Shift+A.
  • Crear una nueva solicitud de reunión: Ctrl+Shift+Q.
  • Enviar un correo electrónico: Ctrl+Enter.

Convertir un email a PDF

¿Cuántas veces has querido tener esta función habilitada? Ahora ya puedes. Si necesitas crear un PDF con el contenido de un email, con Windows 10 ya puedes sacar una copia en dicho formato:

  • Pulsa Ctrl+P para abrir el menú de la impresora y selecciona Microsoft Print to PDF como impresora.
  • Pulsa en Imprimir, elige una carpeta de destino, ponle nombre al PDF y haz clic en Guardar.

Crea respuestas personalizadas

Si vas a estar de vacaciones unos días, déjale claro a tus contactos que no estarás disponible hasta nuevo aviso y dales información de cómo podrán contactar contigo si lo necesitan. Eso sí, ¡recuerda deshabilitar esta función si no te hace falta!

Para crear una respuesta automática a tu medida, estos son los pasos:

  • Selecciona Archivo > Respuestas Automáticas > Enviar respuestas automáticas.
  • Escribe el mensaje que enviarás a tus contactos cuando recibas un correo de su parte y pulsa Aceptar.

Priorizar correos importantes

En algunas ocasiones los correos redundantes pueden causar distracción. No me llegan los dedos de las manos para contar el número de veces que he ignorado hilos de correo que no me afectaban directamente. Con Outlook literalmente puedes ignorar lo que no te interese.

Cualquier conversación que no te interese y elimines acabará en la carpeta de Elementos eliminados. Todo lo que debes hacer es seleccionar un mensaje de cualquier hilo de correos, ve a Inicio > Ignorar > Ignorar conversación (o pulsa Ctrl+Del). De manera opcional puedes marcar la casilla de No mostrar este mensaje de nuevo.

¿Por qué usar Microsoft Outlook de Office 365?

Como puedes ver, Outlook proporciona muchas ventajas cuando pretendes darle forma a las comunicaciones en tu negocio. Ser capaz de usar el programa sin importar si trabajas desde casa o no y sin importar tampoco el dispositivo que tengas a mano te ayudará a optimizar la interacción con tus clientes y a mejorar la gestión de tu negocio.

Por último, hay dos puntos que no debemos pasar por alto si quieres estar plenamente seguro de que estás preparado para emprender tu negocio o darle un impulso al que ya tienes en marcha:

Seguridad

Office 365 escanea 24 horas al día, 7 días por semana, todos tus mensajes y documentos para comprobar que no tienen spam ni malware. Tu cuenta de correo estará englobada en la misma infraestructura que usan grandes empresas para protegerse. Además, Microsoft cuenta con centros de datos reconocidos mundialmente con certificados de seguridad de alto estándar.

Marca

Al usar Office 365 para tu dominio asociado a la cuenta de correo, estás haciendo que tu marca sea reconocida en todo momento, desde que envías un mail hasta que te lo contestan. Esto causa una gran impresión a tus actuales y potenciales clientes y te ayuda a generar confianza.

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Las pequeñas empresas y los emprendedores están constantemente buscando la mejor manera de aumentar la eficiencia en sus comunicaciones. Al tener una herramienta de productividad y correo como es Microsoft Outlook a tan solo un clic, puedes conseguir todo lo que te propongas.

Imagen de Unsplash

Judith Kallos
Judith writes — a lot. She has three blogs, including Every Day E-mail Etiquette and Business E-mail Etiquette, and was dubbed “Miss Manners for the Digital World” by Earthlink (and now is fondly referred to as "Miss eManners"). She has been interviewed for TV, radio, print and online articles. Judith also has authored three books and a popular eBook on the email etiquette. Her consulting blog at The IStudio® covers every angle of successfully doing business online. She shares her over two decades of real-world know-how and experience from online business best practices to eCommerce to marketing and proper technology use. When not working on her own projects, she helps Netrepreneurs to embrace WordPress and the online arena for all it can be. Judith also lends a helping hand as a Community Founder on the new GoDaddy Community Forums. She is known for her no-hype approach. Judith's motto? "If I'm not having fun; I don't do it." You can find her on Twitter @IStudio.