Qué es un webinar y cómo organizar un seminario web paso a paso
Un webinar es una formación online en directo que permite a los asistentes interactuar con el ponente.
La conversación en directo con los asistentes y la asistencia de un público altamente cualificado hacen que estos seminarios estén cobrando cada vez una mayor relevancia como herramienta de ventas.
Así que, si todavía no te has aventurado a lanzar tu primer seminario web, ¡anímate a ello!
En este artículo te contaremos cómo hacer un webinar paso a paso, cuáles son las mejores herramientas para ello y cómo integrarlo dentro de tu estrategia de marketing digital.
¿Cómo funciona un webinar?
El término webinar proviene de la combinación de las palabras web + seminar -o seminario-. Es decir, un seminario web.
Aunque en algunas ocasiones esta formación puede grabarse y ofrecerse en diferido, el contacto directo con los asistentes es una de sus ventajas más reseñables a la hora de ofrecer este contenido formativo.
Los webinars tienen un funcionamiento muy sencillo.
El modus operandi es el siguiente:
- El organizador prepara un contenido de valor que considera que puede serle útil a su audiencia.
- Fija un día y una hora determinada para celebrar el webinar, y comunica -o promociona- este evento bien sea a través de su blog o redes sociales.
- Aquellas personas interesadas se registran -generalmente, a través de una landing- para asistir al evento.
- El ponente envía a los usuarios asistentes un enlace de acceso al webinar.
- El día acordado, celebra el seminario online en directo. Presenta el contenido preparado e interactúa con los asistentes.
Muy fácil, ¿verdad?
De manera general, los ponentes graban el contenido del webinar para enviarlo por correo posteriormente a los usuarios registrados.
Así, los asistentes pueden volver a ver la formación y, quien no haya podido visualizarlo en directo, tendrá acceso a la masterclass.
¿Para qué sirve? Principales beneficios de un webinar
Así, a voz de pronto, parece sencillo: para dar formación online.
Pero, además, los webinars son una herramienta esencial dentro de una estrategia de inbound marketing, ventas o especialización.
Vamos a profundizar sobre ello.
Formación online
Este es el momento de los infoproductos. Miles de expertos -y no tan expertos- se han aventurado a lanzar sus cursos online.
Este modelo tiene numerosas ventajas para los alumnos: su precio, poder acceder a la formación en el horario que prefieran, no tener que desplazarse para ello… Sin embargo, hay dos desventajas claras frente a la formación presencial.
Por un lado, no se forma una comunidad en la que las aportaciones individuales contribuyan al aprendizaje colectivo. Por otro, los alumnos no pueden hacer preguntas al ponente en directo.
Sin embargo, los webinars aportan continuidad al formato de formación online, pero permiten a la vez la interacción en directo con el ponente.
Muchas de las plataformas empleadas para hacer webinars permiten levantar la mano de manera virtual o realizar preguntas a través del chat.
De esta manera, se forma una comunidad en torno al seminario, se alenta al diálogo y las dudas de los asistentes se resuelven en directo.
Además, se evita uno de los problemas más comunes con los cursos online que han sido previamente grabados. Y es que, con los webinars, el contenido siempre estará actualizado.
Por lo tanto, los alumnos obtienen formación más detallada, personalizada y novedosa.
Postularte como especialista en tu sector
Si tienes una marca personal o eres autónomo, es importante que los clientes te perciban como un experto en tu campo. De esta manera, podrás destacar frente a tu competencia.
Un webinar es una oportunidad perfecta para postularte como un especialista.
Prepara un contenido de valor que pueda interesar a tu audiencia y anima a las personas a asistir a tu seminario.
Si consigues conectar con tu público, pensarán en ti como un referente antes de tener en cuenta a otros profesionales.
Hacer crecer tu negocio
Los webinars son una gran herramienta de venta. Si los organizas debidamente, no solo pueden ayudarte a vender tus productos o servicios, sino también a captar leads cualificados.
Pongamos un ejemplo para verlo de manera más clara. En este caso, pensemos en un fotógrafo que ha creado un curso online sobre cómo hacer fotografías a tus productos para tu tienda online.
Un webinar, en este caso, sería una buena herramienta para vender este curso.
Basta con comunicar la celebración de este seminario en redes sociales -si el alcance fuera mínimo, quizá sería una buena opción promocionar esa publicación en Facebook o Instagram-.
Las personas interesadas se registran a través de una landing. El fotógrafo obtendría, entonces, leads altamente cualificados -han mostrado previamente interés por la temática del seminario-
Durante el webinar, el fotógrafo puede centrarse en dar tips para hacer estas fotografías. Pero, además, podría comentar casos de éxito o mostrar cómo ha realizado alguna de sus fotografías más potentes.
De esta manera, se postula como experto en el campo. Además, los asistentes pueden ver ejemplos reales de lo que podrían aprender en el curso y concienciarse sobre la importancia de la imagen en un ecommerce.
Al finalizar este seminario, el fotógrafo puede introducir su curso y explicar qué beneficios pueden obtener los asistentes tras realizarlo. ¿Muy sencillo, verdad?
Si el contenido aportado ha sido de valor, algunos de los asistentes se plantearían comprar el curso. Y, además, la base de datos del fotógrafo habría aumentado con el contacto de potenciales clientes.
Una estrategia de email marketing es otra herramienta tremendamente poderosa.
Clara Ávila, marketing manager de GoDaddy España, explica en el siguiente webinar dentro de la iniciativa Open We Stand cómo orquestar una:
Cómo hacer un webinar paso a paso
Como ves, los webinars son herramientas potentes que pueden traerte numerosos beneficios como profesional o como marca.
Sin embargo, antes de lanzarte a ello debes tener en cuenta que un webinar mal orquestado también puede ir en detrimento del organizador.
Los asistentes depositan en este seminario su confianza, y dedican parte de su tiempo a visualizarlo.
Por ello, aportar un contenido pobre o dar la sensación a la audiencia de que el ponente no se ha tomado su tiempo en organizarlo puede aportar una mala imagen como profesional.
Claves para crear un webinar
Para asegurarte el éxito de tu formación o ponencia online, deberás:
- Definir los objetivos específicos de nuetra formación. Hay diferentes tipos de webinars. No es lo mismo que organizar un webinar gratuito como pieza clave dentro de una estrategia de inbound marketing que emplear este seminario web como una formación independiente que los usuarios pueden adquirir.
- Escoger un tema relevante para tu audiencia teniendo el cuenta cuál es el principal objetivo del seminario. Generalmente, se elige un aspecto más concreto en lugar de abordar un tema amplio para gestionar debidamente el tiempo.
- Definir la duración del webinar. Una vez terminado, ¿será necesario enviar información adicional sobre la temática?
- Elegir una fecha y una hora, teniendo en cuenta si tu audiencia estará disponible en esa franja horaria.
- Determinar si será un webinar en directo o grabado.
- Crear una landing page de registro.
- Comunicar en los canales debidos la celebración de este seminario. Por ejemplo, en redes sociales, blog o a través de un mail a tu lista de correo.
- Preparar previamente la charla.¿Qué materiales deben formar parte de una formación educativa en este formato? Una buena opción es acompañar tu ponencia con una presentación educativa de diapositivas o materiales de apoyo -vídeos, casos de éxito, o cualquier contenido digital que resulte llamativo-. Prepara contenidos visuales que puedan enriquecer tu contenido.
- Asegurarte de que la ponencia se ve y se escucha debidamente. Los fallos técnicos pueden afear tu webinar.
- Elegir la herramienta más adecuada para organizarlo.
- Enviar un recordatorio vía mail a los asistentes con el enlace para asistir al webinar. Verifica que el link de la página de transmisión es el correcto.
- Parte de un concepto, crea la estructura del webinar y empieza a preparar la formación. Habitualmente, puedes presentarte como experto en tu sector, aportar contenido de valor al usuario y, finalmente, hablar de aquello que te interesa promocionar. Eso sí, generando interés y sin sonar demasiado publicitario.
- En caso de un webinar en directo, fomenta la participación de los asistentes. Habla con ellos, lánzales alguna pregunta sobre su experiencia personal en el sector y resuelve dudas en directo.
Si sigues estas recomendaciones, tu éxito está asegurado.
Una vez acabado el webinar, puedes enviar un mail a los usuarios registrados agradeciendo su asistencia. Además, puedes grabar el seminario e incluir un enlace en tu correo al mismo, para que quienes quieran puedan verlo en cualquier momento.
Probablemente, como especialista en tu sector, el contenido lo dominarás perfectamente. Sin embargo, las mayores dudas surgen en cuanto a las herramientas técnicas necesarias para retransmitir online.
Mejores plataformas gratuitas y de pago para hacer un webinar
Existen multitud de opciones a la hora de crear tu propio webinar. A la hora de decantarte por una u otra, debes tener en cuenta tanto tu presupuesto como tus conocimientos técnicos.
Y, en este punto, es necesario que hagas un ejercicio de sinceridad. Quizá, ahorrarte un dinero no te compensa si vas a tener problemas técnicos durante la retransmisión o a la hora de contactar con los asistentes.
Aunque hay más opciones, algunas de las plataformas más habituales a la hora de organizar los podcast son:
Vamos a ver las características de cada una de ellas.
GoToWebinar
GoToWebinar es, quizá, la plataforma más conocida de todas. Esta herramienta de pago Integra todo lo necesario para hacer un webinar.
Podrás crear una landing page en la que los usuarios se registren, integrar su registro con la base de datos del organizador, retransmitir en directo, consultar estadísticas e incluso grabar la retransmisión.
Ofrece distintos planes de pago en función del número de asistentes y de las funcionalidades. El más básico tiene un coste de 89 euros al mes.
GoToMeeting
GoToMeeting pertenece a LogMeIn, la misma empresa que desarrolla GoToWebinar. Sin embargo, esta versión está pensada para reuniones más pequeñas.
De igual manera, tiene las mismas funcionalidades y un plan Enterprise para hasta 3000 participantes.
El plan más básico, permitiendo reuniones de hasta 150 participantes, tiene un coste de 10,75 euros al mes.
WebinarJam
WebinarJam es una plataforma que también ofrece amplias funcionalidades a los usuarios. Por ejemplo, la automatización del envío de mails a los asistentes o la creación de landing pages de registro.
Igualmente pensada para grandes webinars, su plan más básico tiene un coste de 499 euros al año.
StreamYard
StreamYard es una plataforma con la que podrás retransmitir en directo desde redes sociales como Facebook, Youtube o Linkedin.
Tiene plantes tanto gratuitos como de pago. La versión gratuita permite hasta 20 horas de streaming mensuales y 6 asistentes.
Google Meets
Google Meets es una herramienta gratuita de Google que permite hacer retransmisiones en directo e incluso grabarlas. Eso sí, debes tener en cuenta que, al ser una plataforma gratuita, no aporta las mismas opciones que otras herramientas de pago como GoToMeeting o WebinarJam.
Es decir, que debes tener unos conocimientos técnicos ligeramente superiores para poder organizar un webinar con éxito con Google Meets.
Para ello, deberás:
- Crear una landing que incite al registro de los usuarios.
- Tener una lista completa de usuarios registrados.
- Crear una reunión con Google Meets y copiar el enlace.
- Enviar un mail desde tu plataforma de correo informando de la fecha y la hora y enviando el enlace de la reunión.
Google Meets permite compartir la pantalla de un ordenador para presentar diapositivas u otros contenidos de apoyo.
Además, los usuarios podrán interactuar en directo y enriquecer la ponencia.
Un último consejo
¿Te has planteado organizar un webinar colaborativo?
Si te alías con otro profesional del sector, tu seminario podrá ser más concurrido y llegarás a personas que, probablemente, no te conocían.
Posteriormente, ambos ponentes podrán compartir leads cualificados e integrarlos en su estrategia de email marketing. Si todo sale bien, estos podrían ser nuevos contactos de negocio para tu empresa. ¿Suena bien, verdad?
Ahora ya conoces los pasos básicos para organizar tu primer seminario web. Piensa tu contenido, planifica tu webinar y explora todas sus posibilidades.
