Cómo lograr la vuelta a la oficina de tus empleados con éxito

Reabre tu oficina con total seguridad

A medida que los países y sus ciudades empiezan a reabrir sus puertas tras el confinamiento impuesto por la aparición del coronavirus COVID-19, muchos empresarios y puestos directivos están intentando encontrar la forma de lograr la vuelta a la oficina de todo su personal lo antes posible.

Millones de trabajadores fueron enviados a trabajar desde casa durante la pandemia, para que la empresa siguiese funcionando a pesar de las nuevas condiciones.

Con miles de casos activos con COVID-19 en muchos lugares del planeta, ¿cómo puedes garantizar la seguridad de tu equipo cuando se produzca la vuelta a la oficina? ¿Cómo puedes convencerlos de que los pasos que estás dando son positivos para su salud?

Nota: Esta guía se ha desarrollado desde el punto de vista de la gestión, no desde la visión legal ni médica. Para ello, lo mejor que puedes hacer es seguir las indicaciones del gobierno en materia legal y de seguridad.

Los 9 pasos para lograr la vuelta a la oficina de tus empleados con total seguridad

  1. Comunica tu plan de transición a todo el equipo.
  2. Prepara el espacio físico de tu oficina con los nuevos estándares de seguridad.
  3. Planea un riguroso plan de limpieza y desinfección.
  4. Establece un plan para equipar a tu personal con protección individual.
  5. Considera el regreso escalado o por fases.
  6. Anima a tus empleados a que se ayuden entre sí.
  7. Urge a tus empleados a mejorar su higiene.
  8. Obtén información de tus empleados sobre la reapertura.
  9. Sé flexible con tu plan.

Sigue leyendo este artículo para gestionar la vuelta a la oficina y que tus trabajadores estén a gusto durante la transición.

1. Comunica tu plan de transición a todo el equipo

La comunicación es una parte esencial en la gestión efectiva de un negocio, pero aún lo es más cuando se hacen grandes cambios, como la reapertura después de una pandemia como la que estamos viviendo. Tu equipo te buscará pidiendo información clara y pueden verse frustrados si no les das lo que necesitan en el momento adecuado.

Por ejemplo, un rápido email que ponga “mañana se produce oficialmente la vuelta a la oficina” no servirá. Dales más tiempo cuando deban volver en personal al trabajo (al menos una semana) para que se puedan preparar lo mejor posible.

Mucha gente tiene hijos en casa y tendrán que buscar otras opciones para que los cuiden antes de regresar a sus puestos.

A mayores, dar un margen amplio de tiempo les da a tus empleados el espacio necesario para prepararse personalmente para la vuelta. Esta preparación puede incluir la compra de material de protección como mascarillas y guantes, o simplemente prepararse a nivel mental.

Aparte de comunicar los plazos para el regreso, deberías explicarles también cualquier cambio en la política de empresa que hayas aprobado, o cualquier indicación extra post-coronavirus.

No tengas miedo por llegar a sobrepasarte con la información; este momento es el adecuado para hablar con tu equipo lo máximo posible para ayudarles en su preparación.

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2. Prepara el espacio físico de tu oficina con los nuevos estándares de seguridad

El mero hecho de que el gobierno esté reactivando la economía no quiere decir que las empresas deban volver a la vida normal como la habíamos conocido hasta hace poco. Se requiere todavía mantener el distanciamiento social, lo que afectará a cómo distribuirás tu oficina durante los próximos meses.

Tu concepto de oficina abierta puede que no sea posible nunca más

La vuelta a la oficina en espacios «open office» hace más fácil expandir el virus al compartir los gérmenes. Un simple estornudo puede enviar partículas a los puestos de otros empleados. Algunas empresas están instalando cubículos, mientras que en espacios como WeWork, donde muchas empresas comparten espacios físicos, están creando zonas seguras para mantener la distancia entre los trabajadores.

Las salas de conferencia deben cambiar

Imagen de una mesa de conferencias, uno de los lugares que se ve afectado por la vuelta a la oficina de los trabajadores al tener que adaptarse a las nuevas medidas sanitarias.

De forma similar, la imagen de grupos grandes para tener una reunión no se verá durante un tiempo. Esto implica la necesidad de limitar el número de personas admitidas en una sala de reuniones para un momento puntual, o bien seguir con las reuniones virtuales aunque el personal ya haya realizado su vuelta a la oficina.

Las salas de descanso también se verán modificadas.

Antes de la COVID-19, las empresas animaban a sus trabajadores a socializar entre ellos en las zonas de descanso y comer juntos.

Sin embargo, la obligación de guardar distancias y la limitación de espacio hará difícil la socialización.

 

Los empleados probablemente prefieran comer en su puesto de trabajo o escalar las paradas para comer provocando que se junte poca gente al mismo tiempo en las áreas comunes.

Vigila quién se sienta dónde y evita el “Hot desking”

A pesar de que el contagio se produce por pocas vías, hay probabilidades de que tus empleados puedan transmitirlo tocando muchas superficies. Asegúrate de que sabes dónde está cada trabajador y limita sus movimientos para que no se produzca el “hot desking”, es decir, que no se junte todo el mundo en un único lugar de trabajo a la vez. Así podrás reducir al mínimo las posibilidades de contagio.

3. Planea un riguroso plan de limpieza y desinfección

Echa un vistazo a tu sistema de limpieza antes del coronavirus y analiza si debe ser modificado o no. ¿Qué áreas se dejaban sin tocar? ¿Cómo pueden los empleados dar el paso y eliminar el virus de las zonas comunes?

Quizá debas hablar con la empresa de limpieza que tienes contratada (si la tienes) para crear un plan mejorado de desinfección de las zonas conflictivas.

Comunícale los cambios a tus empleados, si esperas que ellos echen una mano con la limpieza (por ejemplo en sus puestos de trabajo) o si has contratado una empresa que haga la limpieza diaria. Esto les asegura que trabajarán en un ambiente seguro que les hará sentirse más cómodos cuando vayan a la oficina.

4. Establece un plan para equipar a tu personal con protección individual

Imagen de varias mascarillas encima de una mesa.

El uso de EPP (Equipos de Protección Personal) puede limitar la expansión del coronavirus y proteger a tus empleados. Considera las necesidades que tengan aquellos que estén trabajando en la oficina y analiza la protección que usan. ¿Cuándo deben llevarla puesta? ¿Realmente la necesitan?

Por ejemplo:

  • Quizá debas obligar a poner mascarillas en reuniones de equipo o cuando visites clientes.
  • Si tus trabajadores viajar por trabajo, lo mejor es darles una mascarilla por cada día.

Echa un vistazo a las recomendaciones sanitarias para saber cómo usar los EPP y cuántas unidades debes tener. Sin embargo, seguramente prefieras tener más cantidad de laa recomendada para ofrecer la máxima seguridad a tu personal y dar la sensación de que sabes enfrentarte al virus correctamente.

5. Considera el regreso escalado o por fases

No tienes por qué llevar de vuelta a todo el mundo al mismo tiempo, es más, seguro que no quieres hacerlo. Un regreso por tramos puede ayudarte a probar tu estrategia y hacer ajustes antes de que todo el mundo pueda incorporarse a sus puestos con más o menos normalidad.

Considera hacer volver a los empleados que desean hacerlo en la primera fase.

 

Luego, sigue con aquellos empleados que recuperen la confianza para volver y vean que tienes las medidas necesarias para facilitarles la incorporación. deja para el final aquellos empleados con mayor riesgo o que tengan personas en casa con una salud más débil. En estos casos la mejor solución es dejarlos más tiempos trabajando desde casa hasta que la pandemia esté totalmente erradicada, o al menos muy controlada.

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6. Anima a tus empleados a que se ayuden entre sí

Acércate a tus empleados empatizando con ellos y animándoles a que se apoyen entre ellos durante este periodo transitorio. Hazles saber que tu puerta está siempre abierta si necesitan hablar o consultar alguna duda, incluso si esa puerta debe seguir siendo virtual  para mantener la distancia social.

Además, quizá necesites ajustar los plazos de tiempo para reducir el estrés de tus trabajadores. Demasiados cambios a la vez puede acentuar los problemas después de tres meses con miedo o ansiedad por la situación global. Lo último que te interesa es quemar a tus empleados y que se frustren.

No estaría mal si debes revisar tu plan y retrasar unas semanas toda la estrategia de regreso si de esa forma consigues que tus empleados estén listos para la vuelta a la oficina.

7. Urge a tus empleados a mejorar su higiene

Imagen de un grifo abierto echando agua.

Dile a tu equipo que deben mejorar la higiene personal y común, siguiendo los consejos de las autoridades sanitarias. Esto incluye:

  • Lavarse las manos cada pocas horas
  • Mantener la distancia social
  • Limpiar en profundidad las superficies que tocan

Dado que no puedes controlar lo que hacen tus empleados cuando salen de la oficina, puedes incentivarles a que tengan hábitos más saludables fuera del trabajo de forma que puedan protegerse ellos y proteger a sus amigos, parejas y demás personas que conozcan.

8. Obtén información de tus empleados sobre la reapertura

Escucha a tus empleados para comprender sus reacciones ante el proceso de reapertura. Este feedback te ayudará a crear un plan para futuras crisis si vuelve a aparecer otra pandemia en el país o si hay una segunda ola de COVID-19 este año.

Usa la información para contestar a la pregunta: si tuviésemos que volver al principio, ¿qué cambiaríamos?

  • Revisa qué funcionó y lo que no. ¿Qué cosas redujeron la productividad e hicieron que tu equipo se frustrase y se viese confuso?
  • Considera implantar cambios permanentes. Algunas de las medidas tomadas pueden quedar de forma permanente si los empleados se sienten a gusto. Por ejemplo, el repentino cambio a trabajar desde casa creó nuevas rutinas, hábitos y métodos de trabajo. Estos cambios no son malos en absoluto y de hecho pueden quedarse para siempre, por ejemplo la ropa que se debe llevar puesta, pedir más días de trabajo desde casa, etc.
  • Hazle saber a tus empleados que su información es valiosa. Si tus empleados ven que su voz no se tiene en cuenta, nunca tendrás feedback sobre sus inquietudes. Cerciórate de que tus empleados ven que su feedback es valioso al tomar medidas basadas en lo que te dicen o en sus ideas.

9. Sé flexible con tu plan

No hay una forma definitiva de saber si la situación va a cambiar o cuándo lo va a hacer. Sé flexible y muestra empatía hacia tus trabajadores.

Recuerda, ante todo son personas, luego trabajadores.

 

Esta pandemia ha sido estresante y emocionalmente dura para mucha gente. Intenta siempre tener un enfoque empático y con inteligencia emocional para ayudar a tu personal a superar esta etapa.

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En conclusión

Todas las empresas del mundo están superando la pandemia como pueden. Están aprendiendo de sus errores y calibrando sus estrategias al momento. No es fundamental tener una política de empresa perfecta a la primera, pero debes estar atento para hacer los cambios cuanto antes en base al feedback que recibas.

Céntrate en los riesgos venideros asociados al coronavirus. Si tus empleados sienten que no te importa lo que les pase o pongas el dinero por delante de las personas, antes o después se marcharán a otras empresas.

Puede que tardes en ver beneficios, pero después de la tempestad viene la calma y tus acciones a corto plazo tendrán réditos con el tiempo. Esto significa que tu estrategia post-pandemia no solo puede afectar a tu productividad y beneficios, sino al futuro de tu empresa.

Sé listo, asegura tu negocio. Tus empleados se sentirán mejor así.