¿En qué consiste la comunicación corporativa de una empresa?

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En pleno siglo XXI, las nuevas tecnologías han provocado que la sociedad en general posea más información al instante sobre cualquier cosa que sea de su interés, y en muchas ocasiones hacen búsquedas y se preocupan por lo que hacen sus marcas favoritas.

Sin embargo, en las empresas no solo se debe mirar hacia el exterior, sino que en su día a día establecen relaciones de forma permanente con sus clientes o socios comerciales, con medios de comunicación y, por supuesto, con sus propios empleados. Para cada una de estas patas del banco, seguir una estrategia concreta y adecuada es vital en aras de la transparencia.

Por ello, es necesario saber en qué consiste la comunicación corporativa y cómo marcar unas líneas claras a la hora de transmitir la información resulta eficaz y ayuda a la empresa a controlar correctamente el impacto de sus acciones en el resto de factores que entran en juego. Esto será el centro de nuestras miradas a lo largo de este artículo. ¡Empecemos!

¿Qué es la comunicación corporativa?

Integrada dentro de los departamentos de marketing (cuando existen como tal), la comunicación corporativa recoge todas las comunicaciones procedentes de una empresa, independientemente de quién sea el destinatario de las mismas. Como mencionamos antes, estas pueden ser a nivel interno al hablar de cara a los empleados y a nivel externo, que son mayoría: socios comerciales (relaciones B2B), clientes (relaciones B2C) o prensa y demás medios de comunicación ajenos a la empresa (agencias de PR, periódicos, etc.).

Si hablamos de la identidad corporativa, en este artículo que escribimos en nuestro blog se analizaba este factor dentro de la comunicación empresarial como el conjunto de elementos que identifican a una empresa y la hacen diferente, dotándola de su propia personalidad, para lo cual es imprescindible que todas las acciones englobadas dentro de la estrategia de marketing trazada sean consistentes con dicha identidad.

El objetivo central de una buena comunicación corporativa es controlar el impacto de las acciones realizadas de la forma más efectiva posible, mediante una estrategia uniforme.

Todos los esfuerzos encaminados hacia la coherencia y mantener la misma imagen con el paso del tiempo se debe a que, si en un momento determinado el mensaje no sigue esa línea, se desperdicia tiempo, dinero y el trabajo hecho por los especialistas de marketing. Se hace fundamental el trabajo colaborativo entre todos los departamentos y personal de la empresa para preparar y adaptar una estrategia de marketing adecuada a los objetivos de comunicación, tarea ardua y duradera en el tiempo.

Diseño y lenguaje específicos para dar forma a la estrategia corporativa

Toda estrategia de comunicación puesta en marcha que quiera tener éxito requiere que se utilicen correctamente las herramientas a disposición de cada empresa para ejecutarla. Si se usan con sentido y coherencia para el mensaje a transmitir, el resultado final será ideal. Cobran importancia en particular el diseño corporativo y el lenguaje aplicado a los mensajes.

Por un lado, el diseño corporativo se basa en estudiar cuáles son los elementos gráficos más importantes de la empresa, o aquellos que más efecto causan sobre los receptores del mensaje, sean internos o externos. Escribir con una tipografía determinada, diseñar un buen logo para cartas, correos electrónicos y demás métodos de comunicación por escrito o aplicar una buena gama de colores son clave para triunfar y que el mensaje sea claro.

Por su parte, el lenguaje corporativo implica esmerarse en redactar mensajes que contengan un tono y una forma de expresarse que perfile desde el primer instante cómo se comportará la empresa con los agentes externos e internos. Textos uniformes, sin errores gramaticales ni ortográficos, que sean fácilmente comprensibles por los lectores del mismo son puntos clave a tener en cuenta siempre. Aunque pueda ser obvio, al principio puede costar prestar atención y no formular los documentos y gráficos para que se entiendan en pocos segundos.

Al final, lo que se trata es que el lenguaje corporativo encuentre el equilibrio entre los rasgos propios y distintivos de la empresa y los convencionalismos necesarios para transmitir mensajes.

 

Evidentemente, se debe pensar en el receptor: no tiene por qué ser lo mismo escribir a un cliente que para un socio o empresa colaboradora, es decir, toca ajustar el lenguaje en función del público objetivo al que se dirija el mensaje. En caso contrario, puede darse el caso de que los receptores se sientan incómodos y rechacen a priori seguir manteniendo la conversación.

Imagen de gente reunida en una sala de conferencias, asistiendo a un ejemplo de comunicación corporativa de una empresa.

¿Para qué sirve exactamente la comunicación corporativa?

En resumen, la utilidad que tiene ejercer una buena política de comunicación desde la empresa se focaliza en los cuatro aspectos básicos que vemos a continuación:

  • Mantener contactos con los medios de comunicación: en este sentido es el departamento de comunicación quien debe elaborar y distribuir los documentos como notas de prensa o informes económicos, responder a solicitudes de la prensa para realizar visitas o entrevistas a personal seleccionado, organizar conferencias y ruedas de prensa, además de analizar meticulosamente el contenido publicado con información a favor o en contra de la empresa.
  • Ejercicio de relaciones públicas: otra función primordial que no pueden descuidar las empresas es darse a conocer, informar de manera concisa sobre qué se está desarrollando a nivel interno, qué proyectos se están ejecutando y cuáles están en marcha para el futuro, y que dicha información llegue al público en general. Anunciar lanzamiento de nuevos productos o servicios, gestionar el éxito de la opinión pública y cuidar la imagen corporativa en todos los canales donde se tenga presencia, como por ejemplo las redes sociales.
  • Gestión de la comunicación interna: que los empleados se comprometan y crean en la misión, visión y los valores de la empresa solo es posible si la comunicación es fluida y transparente con lo que está sucediendo. Solo de esta forma se podría lograr los objetivos marcados, ya sean de productividad, innovación o el que le interese a cada compañía. Para ello, desde el departamento de comunicación se debe hablar con el personal a través del canal adecuado para que llegue el mensaje con rapidez y quede claro en todo momento.
  • Gestión del riesgo reputacional: antes de que se produzca un problema grave que afecte a la reputación y prestigio de la empresa, es necesario tener preparado un plan de contingencias para actuar con diligencia y cortar lo antes posible la sangría con clientes, proveedores y demás actores que puedan verse involucrados. Este plan debe tener planteados todos los escenarios posibles y las soluciones a aplicar para minimizar daños y poder recuperarse cuanto antes.

Detallando las áreas afectadas por la comunicación corporativa

Los hemos ido mencionando a lo largo del artículo, pero en este punto nos vamos a parar a hablar más de cada uno de ellos. Son sin duda los principales afectados de todas las decisiones que se toman en el seno de la empresa y, por ello, deben ser los primeros que deben recibir la comunicación correspondiente con los cambios hechos.

Los dividimos en agentes internos (empleados) y externos (clientes, prensa en general y socios comerciales).

Agentes internos: empleados

Son la base del funcionamiento de todas las empresas, las que contribuyen en gran medida a que todo el engranaje vaya como la seda, pero en cuántas ocasiones hemos visto y oído que al final siempre son el núcleo olvidado, los últimos en enterarse de las novedades y cambios decididos.

La comunicación interna con los empleados debería ser sino la primera, de las primeras en ejecutarse, aunque pueda resultar más laborioso según el método usado: email, carta, formularios, informes, circulares, avisos o boletines son algunos ejemplos que tienen validez para la interlocución entre compañeros de trabajo o entre la cúpula directiva y los empleados. Todo ello, sin olvidarse de la identidad corporativa que revisamos antes.

Si se actúa correctamente, los empleados verán que hay compromiso por parte de la directiva y por tanto ellos también harán todo lo posible para reforzar la compañía con su trabajo, además de sentirse valorados y mejorar su satisfacción y el ambiente de trabajo.

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Agentes externos: clientes

Si de puertas adentro tener a los empleados comprometidos con la causa es necesario para que la empresa funcione, todo este esfuerzo no se vería recompensado si la fuente principal de ingresos no está bien atendida, es decir, los clientes. Si estos no están contentos con sus exigencias, no cubren sus necesidades con tu oferta, o no se les responde con claridad a sus dudas, se irán a otro lado a buscar lo que quieren adquirir.

Dirigirse a ellos con educación y claridad en el mensaje les hará ver que la empresa está de su lado y podrá convertir a los compradores ocasionales en clientes fidelizados.

Es clave por tanto el trabajo del departamento de marketing junto a los encargados de elaborar la comunicación corporativa, reuniéndose para crear una campaña publicitaria adecuada, enviar folletos o cupones dentro del marketing offline y crear una estrategia online efectiva.

Agentes externos: periodistas

Trabajar codo con codo con la prensa, o con los medios de comunicación en toda su extensión debería hacerse bajo las premisas marcadas de antemano en la política de comunicación corporativa. Con esto nos referimos a que cada empresa puede (y debe) hacer pública su identidad corporativa a través de los distintos medios que considere oportunos mediante la emisión de comunicados y organización de conferencias de prensa.

Mostrar la política de responsabilidad social, crear y publicitar la web corporativa o hacer entrevistas con el embajador de marca son formas de darse a conocer a través de la prensa que permiten controlar la imagen que se transmite al exterior.

Imagen de un ejemplar de periódico saliendo de la imprenta.

Agentes externos: socios comerciales

Por último, negociar y conversar con proveedores y demás socios comerciales, debe hacerse con mucho cuidado, dado que son agentes de los cuales depende la cadena de producción o la entrega de servicios a los clientes por un lado, y la entrada de financiación para la realización de proyectos por otro lado.

El correo electrónico es un buen método, pero no el único, puesto que muchas veces se deben entablar conversaciones cara a cara en reuniones, además de aportar informes concienzudos y envío de cartas explicando las novedades y la situación de la empresa.

En resumen…

La comunicación corporativa tanto internamente como externamente requieren dedicación para que tenga éxito entre todas las partes ionvolucradas en el devenir de una empresa.

A nivel interno, se pueden emplear envíos de newsletter, correos electrónicos, cartas personalizadas o marcar reuniones con el personal para trasladarles la información. mientras, para contactar con los agentes externos, nada como enviar comunicados de prensa o trabajar con las redes sociales para darle sentido a esta tarea.

Pero al final, nada de esto valdrá la pena si no se siguen las dos reglas de oro de la comunicación corporativa: coherencia en el mensaje y focalizarse en el objetivo empresarial.