Ley de Pareto: cómo aplicar la regla del 80-20 en tu empresa

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A pesar de haber sido formulada hace más de un siglo, la Ley de Pareto ha cobrado especial relevancia en el mundo empresarial en las últimas décadas.

Pero, ¿qué enuncia esta ley, y qué aplicaciones tiene tanto en la vida personal como en los negocios?

Vamos a verlo en detalle.

¿Qué es la Ley de Pareto?

La Ley de Pareto, también conocida como la regla del 80-20, afirma que el 20% de las causas provocan el 80% de las consecuencias.

 

Y esto, trasladado al sector empresarial, quiere decir que:

  • El 20% de los clientes suponen el 80% de la facturación de una empresa.
  • El 80% de los gastos de un negocio viene dado por el 20% de los proveedores.
  • Únicamente el 20% de los trabajadores de una empresa generan el 80% de los beneficios económicos.
  • El 20% de los contenidos de una página web atrae el 80% del tráfico total.
  • Un 20% de las tareas que hacemos a diario ocupan el 80% de nuestra jornada laboral.
  • El 20% de los productos suponen un 80% de las ventas de la empresa.

Y estos son solo unos pocos ejemplos.

Cabe destacar que esta tendencia estadística es una mera estimación. Es decir, que los porcentajes 80-20 son arbitrarios y no siempre se corresponden con la realidad objetiva.

El objetivo de la aplicación de la Ley del Pareto al sector de los negocios es analizar qué acciones o recursos reportan un mayor beneficio para la empresa. Y, en consecuencia, aunar esfuerzos para potenciarlos con un único objetivo: obtener mejores resultados con menos esfuerzo.

Tras la Ley de Pareto, subyace el concepto de rentabilidad.

Imagina el potencial que tiene el hecho de reconocer cuáles están entre ese 20% de acciones que generan el 80% de los resultados y enfocarte exclusivamente en ellas para potenciar los resultados de tu negocio.

Origen de la Ley de Pareto

Vilfredo Pareto fue un ingeniero, sociólogo y economista italo-francés de la segunda mitad del siglo XIX conocido, entre otras cosas, por sus estudios sobre la distribución del ingreso.

A partir de una serie de observaciones empíricas realizadas a la sociedad de Italia de finales del siglo XIX, Pareto concluyó que el 80% de la riqueza la ostentaba únicamente el 20% de la población.

 

O lo que es lo mismo: el 20% de la riqueza restante quedaba dividida entre el 80% de habitantes del país.

El diagrama de Pareto se ha aplicado, desde entonces, a multitud de campos diferentes.

No solo del ámbito empresarial, sino también a la hora de gestionar otras cuestiones más personales respecto al tiempo o las finanzas de cada individuo.

Ventajas y desventajas de aplicar la Ley de Pareto

Identificar las acciones y los recursos necesarios para obtener mejores resultados en menos tiempo tiene multitud de ventajas.

Gracias a la aplicación de la regla 80-20, podemos:

  • Definir qué acciones o actividades merecen una mayor inversión de tiempo y recursos para obtener mejores resultados.
  • Establecer prioridades en cuanto a las tareas diarias.
  • Determinar cuáles se pueden delegar e incluso automatizar.
  • Evidenciar la mejora continua y evaluar cuál ha sido el efecto de las modificaciones llevadas a cabo.

Por lo tanto, esta identificación permite a la empresa realizar una optimización del personal, de costes y del tiempo empleado para conseguir las metas marcadas en un inicio.

Por otro lado, elimina todo el ruido que no genera apenas beneficios y permite trabajar de un modo mucho más productivo. Y, como no, altamente orientado a objetivos en función de la estrategia empresarial.

Recuerda que no es más productivo quien más trabaja, sino quien obtiene mejores resultados optimizando los recursos que posee.

Sin embargo, no todo van a ser ventajas. Y es que en algunas ocasiones es complejo determinar qué acciones o recursos están dentro del 20% que nos resultan altamente rentables. Por lo tanto, esta priorización y optimización de los recursos se vuelve compleja.

Y, por otro lado, algunas empresas han optado por dejar de lado la aplicación de la Ley de Pareto para centrarse en una amplia oferta de productos o servicios dirigidos al público generalista. Por ejemplo, Ali Express o Amazon. Te suena, ¿verdad?

¿Cómo se realiza un diagrama de Pareto?

A continuación, vamos a ver cómo realizar un diagrama de Pareto -Análisis de Pareto o distribución ABC- de manera sencilla.

A través de un diagrama de barras, podrás concentrar las causas en orden descendiente e identificar, así, cuáles generan el 80% de las consecuencias.

Para ello:

  1. Define cuál es la situación de la empresa. Es decir, qué problema o fenómeno quieres analizar a través del diagrama de Pareto.
  2. Determina qué acciones o causas van a estar dentro de tu análisis y obtén información y datos relevantes al respecto. Cuantifícalas.
  3. Ordena los datos que has recolectado de mayor a menor, en orden decreciente, en función de la frecuencia.
  4. Calcula el porcentaje de cada una de ellas sobre el total y el porcentaje acumulado -que debe sumar 100-.
  5. Con ello, realizaríamos el diagrama de Pareto.

El diagrama de Pareto sale de la representación en columnas de las causas y de la curva ABC, esencial para determinar la causa del buscado 80%.

Veamos un ejemplo para entenderlo mejor.

  • Imaginemos una empresa en la que, en el último trimestre, han recibido un 15% más de reclamaciones al servicio de atención al cliente. En este caso, gracias a las encuestas realizadas a los clientes, obtenemos una serie de causas que podemos cuantificar en función de su frecuencia.
  • Para ello, calcularemos el porcentaje que representa cada una de estas causas -quejas- con respecto del total. Y, posteriormente, el porcentaje acumulado.
  • Las causas estarán en el eje X. En el eje Y izquierdo, representaremos el porcentaje de cada una de ellas y en el eje Y derecho el porcentaje acumulado.

De esta manera, se puede identificar cuál o cuáles son las causas del 80% de las quejas para entender en qué se debe enfocar el servicio de atención al cliente y mejorar el servicio postventa.

Aplicaciones de la Ley de Pareto en la gestión empresarial

Si la empresa es capaz de identificar aquellas actividades o recursos más fructíferos, sabrá en qué debe enfocarse, optimizando los resultados con el mínimo esfuerzo.

A continuación, vamos a ver cómo se puede aplicar la regla de 80-20 a distintos ámbitos dentro de los negocios.

Área de clientes

Según la Ley de Pareto, el 20% de los clientes será el responsable del 80% de la facturación.

Estos datos son sencillos de analizar si contamos con un CRM que nos permita evaluar el historial de compra -ticket medio, recurrencia de compra- de nuestros clientes.

Una vez identificados, ¿por qué no realizar acciones de marketing dirigidas exclusivamente a estos clientes?

Por ejemplo, descuentos exclusivos, ofertas de lanzamiento, campañas de email marketing, etcétera.

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Ley de Parejo aplicado a inventarios

Por la misma regla, el 20% de los productos o servicios suponen el 80% de la facturación de la empresa.

Una buena estrategia es enfocar las estrategias de venta a la hora de promocionar estos productos o servicios, así como a mejorarlos para satisfacer mejor las necesidades de los consumidores.

Logística y almacenaje

Según la regla 80/20, el 20% de las mercancías ocupan el 80% del espacio de almacenaje. En este sentido, se puede analizar:

  • ¿Las mercancías que ocupan tal nivel de espacio son rentables para la empresa?
  • ¿Se están almacenando de manera eficiente, o podría reducirse el espacio que ocupan? ¿Cómo podría hacerse de forma eficaz?

Procesos y tareas

Es importante que las empresas identifiquen qué procesos o tareas son los que más beneficios traen a la empresa. Es decir, cuáles forman ese 20% que resulta verdaderamente rentable.

De esta manera, la empresa puede priorizarlos, aunar esfuerzos a la hora de potenciarlos y eliminar o reducir los recursos destinados a otros procesos o tareas que no aportan tantos beneficios.

Es decir, que en base a la catalogación de tareas se podrá aumenta la productividad de la empresa.

Equipo de la empresa

Según la Ley de Pareto, el 20% de los trabajadores del equipo posibilita la consecución del 80% de los objetivos.

Por ello, lo ideal es identificar qué empleadas y empleados están siendo más rentables y enfocar los esfuerzos del 80% restante en procesos que resulten más beneficiosos para la empresa.

Esfuerzos en marketing

Dado que solo el 20% de los productos o servicios son los responsables del 80% de la facturación, las acciones promocionales también deben ir dirigidas a los mismos.

De esta manera, se podrá explotar al máximo los recursos y la inversión realizada obteniendo un mejor rendimiento de las campañas.

Gastos de la empresa

Tener un control absoluto de las partidas que suponen los gastos y verificar que estos desembolsos resultan imprescindibles para lograr desarrollar la actividad de la empresa con éxito es vital.

Siguiendo con la regla del 80/20, el 20% de las partidas suponen el 80% de los gastos mensuales.

Verificar en qué está siendo invertida esta cuantía y determinar si podrían optimizarse los recursos de manera efectiva es vital para la marcha de cualquier empresa.

Atención al cliente

Tal y como hemos visto en el ejemplo práctico de cómo desarrollar un diagrama de Pareto en Excel, tener consciencia de las causas de las reclamaciones de los clientes es vital para mejorar el servicio de post venta.

Identifica qué causas están detrás de dichas reclamaciones, y planifica acciones destinadas a anticipar y subsanar las quejas más frecuentes de los clientes de la empresa.