¿Qué es la mejora continua y cómo aplicarla en una empresa?

Pequeños grandes cambios.

El objetivo de cualquier empresa es lograr una mayor productividad y una satisfacción total de los clientes. Y, con este fin, muchas empresas están inmersas en procesos de mejora continua.

Pero, ¿en qué consiste en esta metodología y cómo establecer la mejora continua en tu negocio?

¿Qué es la mejora continua?

La mejora continua es una metodología cuyo objetivo es optimizar los procesos empresariales, así como los productos y servicios que ofrecen al cliente.

Para ello, se centra en implementar pequeños cambios de manera prolongada en el tiempo con el objetivo de obtener buenos resultados a largo plazo.

Su origen se remonta a la filosofía Kaizen, una disciplina de trabajo de origen nipón que proviene de la unión de dos palabras japonesas: kai -cambio- y zen -bueno-. Fue la compañía Toyota, allá por los años 50 del pasado siglo XX, quien popularizó esta metodología de trabajo.

Esta filosofía se basa en la premisa de que todo se puede mejorar.

Y, para ello, no propone basarse en grandes cambios estructurales, sino en pequeñas mejoras que permitan acercarnos cada día más a la excelencia empresarial y a la calidad óptima de los productos o servicios.

Por este motivo, es una filosofía empresarial que debe estar integrada en todos los empleados de la compañía y motivada por sus líderes.

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¿Por qué es importante la mejora continua en una empresa?

Cualquier empresa del mundo debe tener, entre sus objetivos, los siguientes:

  • Por un lado, la optimización de sus procesos con el fin de reducir sus costes.
  • Por otro, la máxima satisfacción de los clientes.

Aplicando la mejora continua en una empresa y realizando, por lo tanto, pequeños cambios de manera prolongada en el tiempo, podremos mejorar la calidad de:

  • Sus procesos, optimizándolos y volviéndolos más eficientes. Y reduciendo, por lo tanto, los costes en los que incurre la empresa.
  • Sus productos finales, de manera que estén plenamente dirigidos a satisfacer plenamente las necesidades de sus clientes. De esta manera, además, las ventas irán en aumento y se mejorarán los resultados económicos de la compañía.
  • Los servicios que ofrece a sus clientes, logrando solucionar sus problemas o requerimientos iniciales y superar sus expectativas.

Entendiendo estas 3 vertientes de mejora, podrás deducir cuáles son las principales ventajas que aporta la mejora continua a las empresas.

Mejora continua como valor empresarial: ¿qué beneficios tiene?

La mejora continua se basa en la observación continua de los procesos con el fin de identificar posibles errores.

Así, estos pueden replantearse incluyendo pequeñas modificaciones que puedan subsanar estos fallos y hacerlos más eficientes.

La optimización de los procesos supone una reducción tanto de los costes en los que incurre la empresa como de los tiempos de ejecución.

Por lo tanto, las empresas que aplican la mejora continua son más eficientes: mejora la productividad de sus empleados, y obtienen mejores resultados de manera paulatina.

Además, estas mejoras también tienen un impacto directo en los productos y servicios que ofrecen.

Por último, los empleados de estas empresas suelen sentir que su opinión y sus conocimientos son valorados por los altos niveles jerárquicos.

Por este motivo, para los equipos de trabajo es una filosofía motivadora que les ayuda a conectar con su labor dentro de la compañía.

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¿Cómo lograr la mejora continua en una empresa?

Una vez vista la importancia de la mejora continua en las empresas, veamos cuáles son los errores en los que no debes incurrir a la hora de incluir esta metodología en tu negocio.

En primer lugar, debes saber que la mejora continua no es útil a la hora de solucionar un problema concreto.

Por el contrario, debe aplicarse en las distintas fases de producción del negocio. Y, por supuesto, hacerlo de manera sistemática y no de forma aislada.

Además, no debes esperar obtener resultados a corto plazo. La mejora continua es una carrera de fondo, y sus resultados se harán visibles con el tiempo y de manera acumulativa.

Por este motivo, resulta de vital importancia que los empleados de todos los niveles jerárquicos estén comprometidos con esta metodología. Y también que se faciliten los recursos necesarios y se establezcan los plazos temporales precisos para ello.

Metodologías más populares

Existen distintas formas de trabajo que permiten introducir la mejora continua dentro de una institución empresarial. Entre estas metodologías, destacan:

  • El método Kaizen, que se basa en la premisa de realizar cambios beneficiosos dentro de la organización.
  • La herramienta Poke-Yoke, que pretende detectar y eliminar los errores en el diseño de procesos, ya sean humanos o automatizados.
  • El ciclo de Deming, también conocido como PDCA, basa la premisa de mejora continua en cuatro acciones diferenciadas. Estas son: planear la propuesta de mejora (Plan), ejecutar los cambios propuestos (Do), verificar los resultados obtenidos (Check) y actuar en base al análisis de estos datos (Act).

¿Cómo establecer la mejora continua en una empresa?

La mejora continua puede implementarse tanto en empresas unipersonales como en grandes compañías. Sin embargo, el resultado no va a ser el mismo.

Y es que pequeños cambios en los procesos de cara a la optimización realizados en empresas de grandes dimensiones pueden tener resultados tremendamente visibles.

Estas modificaciones, sin embargo, pueden no resultar tan espectaculares en pequeñas corporaciones. Sin embargo, sea cual sea el tamaño de tu negocio implementar la mejora continua siempre es un plus.

Vamos a ver qué pasos deben darse a la hora de instaurar esta filosofía en los negocios.

Identifica los procesos de tu empresa

El primer paso a la hora de introducir la mejora continua en una empresa es identificar los distintos procesos que conviven en ella.

Una herramienta muy útil para hacerlo es un diagrama de flujo, que no es más que una representación gráfica de las distintas fases que componen un proceso.

Define qué procesos quieres analizar

Ahora que ya tienes una radiografía de los procesos de la compañía, debes establecer cuáles quieres analizar.

Es decir, cuáles resultan críticos para tu negocio. Y, por lo tanto, deben estar sujetos a procesos de mejora continua.

 

¿Cómo medir los procesos?

Para medir el desempeño de estos procesos, es vital que establezcas unos indicadores de gestión.

Es decir, unos valores que te ayudarán a determinar el rendimiento de los procesos que has identificado como esenciales.

Así, podrás determinar si el desempeño ha estado por debajo de la expectativa, según lo esperado o ha superado las expectativas.

Analiza los resultados

Ahora que ya has establecido los procesos críticos y unos indicadores de gestión, es importante analizar los resultados obtenidos.

Así, podrás:

  • Establecer áreas de mejora, encontrar posibles errores en el proceso o determinar qué pequeñas modificaciones son necesarias para alcanzar el objetivo, en caso de que el resultado se haya situado por debajo de lo esperado.
  • Si el resultado ha estado según lo esperado o has obtenido un valor superior, podrás detectar igualmente áreas de mejora. Además, podrás valorar qué factores o hechos puntuales han supuesto dicho éxito.

Establece un plan de acción

Ahora que ya conoces las posibles áreas de mejora, establece un plan de acción.

Para ello, debes:

  • Determinar qué acciones van a llevarse a cabo.
  • Quiénes van a ser responsables de ejecutarlas.
  • Planificar estas acciones en el tiempo.

Analiza el feedback

Una vez puestas en marcha dichas acciones por las personas correctas, es imprescindible que analices cuál ha sido su repercusión en el proceso.

La metodología de mejora continua requiere de un análisis constante de las acciones o mejoras llevadas a cabo, de manera que se pueda valorar cómo han funcionado. Y, de nuevo, volver a implementar posibles cambios para optimizar los procesos.

Últimas conclusiones

La mejora continua es una metodología perfecta a la hora de optimizar el funcionamiento de un negocio.

Bien ejecutada, puede ser vital para mejorar la rentabilidad de la empresa y la percepción que de ella tienen sus clientes.

Identifica los procesos de tu negocio, establece unos indicadores de gestión y analiza tus resultados.

Involucra a todos los integrantes de tu empresa e impregna la cultura empresarial de esta filosofía.

Y ya sabes: la constancia es imprescindible a este respecto. Analiza, planea, ejecuta y vuelve a analizar.

Estudió Comunicación Audiovisual, aunque poco después de acabar la carrera se dio cuenta de que lo suyo era el mundo del marketing. Se considera una apasionada de la fotografía, los podcast y todo lo que tiene que ver con el mundo startup. Leticia Calvo forma parte del equipo de GoDaddy España, donde escribe sobre redes sociales, estrategias de marketing, Wordpress ¡y mucho más.