¿Qué es una intranet corporativa y cómo funciona?

Al alcance de todas las empresas

Una intranet es una red privada que permite compartir recursos e información entre los usuarios que formen parte de ella.

Gracias a sus amplias posibilidades, cumple una importante labor en las empresas en la actualidad. Y no hablamos solo de las grandes corporaciones.

Gracias a la computación en la nube, las pequeñas y medianas empresas se están sumando cada vez más a la instauración de una intranet en su negocio,

Pero, ¿cómo funciona, cuáles son sus principales usos y qué ventajas tiene en el mundo empresarial?

¿Qué es una intranet y por qué es importante para las empresas?

Una intranet es una red privada a la que tienen acceso únicamente los usuarios a los que se les haya concedido permiso para ello.

A nivel empresarial tiene grandes aplicaciones. Y es que es en esta red en la que se almacena toda la información, los archivos y los recursos digitales necesarios para la actividad empresarial.

De esta manera, facilita el acceso a la información por parte de los empleados y mejora el trabajo en equipo y la colaboración entre los integrantes de la empresa.

Permite, de esta manera, acceder e interactuar con los contenidos a empleados de distintos niveles jerárquicos o departamentos.

Además, las redes privadas más modernas incorporan también funciones sociales parecidas a las que facilitan las redes sociales. Por ejemplo, foros o blogs internos.

Además, los propios empleados de la empresa pueden comentar las publicaciones o reaccionar a las nuevas comunicaciones corporativas.

Evolución de la intranet

¿Sabías que Internet empezó como una red privada? En los inicios, internet no era más que una intranet de distintas universidades en la que se compartía información académica.

Fue el permiso de acceso al resto de los usuarios lo que convirtió a Internet en una red abierta al público, tal y como la conocemos ahora.

Hace años, las empresas apostaban por un modelo de intranet basado en la web. Consistía, por lo tanto, en una web interna que se empleaba dentro del marco empresarial para alojar y compartir recursos.

Sin embargo, las limitaciones en cuanto a la manera de acceder a los archivos -es necesario descargarlos para ello- y el desarrollo de la tecnología cloud computing ha hecho que este modelo haya quedado obsoleto.

Intranet basada en la tecnología cloud

En la actualidad, el Cloud Computing ha democratizado el acceso a Intranet de todo tipo de empresas.

En este caso, la Intranet se basa en aplicaciones web que permiten alojar todos los recursos empresariales.

A ella, solo tendrán acceso los usuarios autorizados para ello.

¿Cómo funciona una intranet corporativa?

La intranet corporativa tiene una gran relevancia en la empresa. Por este motivo, establecer sus bases, los permisos y accesos necesarios y configurarla de la manera correcta es vital para el buen hacer empresarial.

Debes tener en cuenta que la complejidad de la misma dependerá tanto del tamaño de la empresa como de la complejidad de la información a alojar.

La intranet funciona gracias a los servidores en los que se aloja -propios o en la nube-, los usuarios generados y los dispositivos necesarios para conectarse a la misma.

Una de las grandes ventajas es que los usuarios pueden acceder a ella desde cualquier lugar, y que se encuentra disponible las 24 horas del día.

Para gestionar correctamente una intranet es necesario generar, además, los distintos usuarios y el permiso de acceso concedido a cada uno de ellos.

Así, cada empleado podrá acceder a una información determinada y tendrá o no permiso para realizar distintas tareas. Por ejemplo, modificar información, añadir nuevos archivos, etcétera.

Usos frecuentes de la intranet en una empresa

A continuación, vamos a ver qué aplicaciones puede tener una intranet en el ámbito empresarial.

Estos son algunos de los principales usos:

  • Como herramienta de comunicación interna.
  • Para permitir el acceso a archivos y documentos internos.
  • Para consultar bases de datos, recursos o informes internos útiles para distintos departamentos. Además, también puede emplearse para conectar estas bases de datos con otras aplicaciones externas.
  • Como herramienta de recursos humanos.
  • Para crear una herramienta de soporte técnico de una empresa.
  • Como plataforma de formación interna.

Las posibilidades son tremendamente amplias. Y, ahora que ya conoces alguna de ellas, vamos a detallar qué pros tiene el uso de una intranet.

¿Qué ventajas tiene?

Entre los beneficios del uso de la intranet, destaca que:

  • La información se encuentra localizada en un único lugar. Así, se reducen los costes derivados de la pérdida de tiempo de los empleados tratando de encontrar los datos necesarios para realizar su trabajo.
  • La información alojada en la Intranet está siempre disponible. Por ello, los usuarios podrán acceder a la misma cuando así lo requieran. Solo necesitan un ordenador y una conexión a Internet.
  • Supone una mejora de la productividad.
  • Permite dar distintos permisos de acceso, controlando qué tipo de información puede consultar cada empleado.
  • Es una red segura, pues la información solo será visible para los usuarios que formen parte de esta red privada. Para acceder a ella, tendrán que hacer uso de su ID y contraseña.
  • Facilita el trabajo en proyectos colaborativos, compartiendo documentos relevantes para diferentes puestos o departamentos y evitando la duplicidad de la información.
  • Mejora la comunicación interna de la empresa, y facilita la aplicación de la normativa relativa a la protección y el uso de datos.

Software de intranet para pymes

Gracias a los CMS de código abierto, la implantación de una intranet se ha democratizado tremendamente.

En la actualidad es un recurso que está al alcance de corporaciones de todas las dimensiones. Y, por este motivo, cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que están dando este paso.

Entre los software de Intranet más conocidaos, destacan:

De igual manera, hay multitud de opciones diferentes más allá de las aquí citadas.

Analiza cuáles son tus necesidades, ten en cuenta los recursos de los que dispones y valora qué herramienta es la que más se ajusta a ello.

Mejorar la comunicación interna de la empresa, favorecer las dinámicas de trabajo y el acceso a la información de los empleados es vital para cualquier negocio.

Estudió Comunicación Audiovisual, aunque poco después de acabar la carrera se dio cuenta de que lo suyo era el mundo del marketing. Se considera una apasionada de la fotografía, los podcast y todo lo que tiene que ver con el mundo startup. Leticia Calvo forma parte del equipo de GoDaddy España, donde escribe sobre redes sociales, estrategias de marketing, Wordpress ¡y mucho más.