¿Qué es Meetup y cómo puedes organizar una Meetup de WordPress?

Sé proactivo en tu grupo local, o crea uno nuevo

Una de las mejores cosas de usar WordPress es que ofrece la oportunidad de crear nuevas amistades y relaciones con gente muy agradable que también es usuaria del CMS. Con un grupo humano tan grande en torno a este sistema de gestión de contenidos, es más fácil de lo que piensas encontrar ayuda y buena voluntad. Fíjate sino en las Meetup de WordPress.

En 2012, WordPress.org publicó un artículo titulado “El año de Meetup”, donde se animaba a los miembros de la comunidad a crear y desarrollar Meetups para generar más grupos de apoyo para WordPress.

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¿Qué es Meetup de WordPress?

Una Meetup de WordPress involucra a gente que tiene intereses comunes en WP, juntándose para charlar de forma frecuente (normalmente una vez al mes). No hay reglas muy estrictas que definan lo que es una Meetup de WordPress, ni tampoco existe un formato preestablecido de cómo se deben gestionar.

Dicho esto, cuando nos adentramos en terreno desconocido, siempre es útil tener una estructura como la Fundación WordPress que ayude a construir algo nuevo. A continuación puedes ver algunas tareas y tipos de reuniones que se han hecho en una Meetup de WordPress, según cómo los organizadores han planeado tratar sus reuniones:

  • Una serie de presentaciones o clases magistrales
  • Hackathons o Meetups específicas para desarrolladores
  • Reuniones sociales / “happy hours”
  • Talleres, para enseñar a los usuarios cómo usar WordPress y compartir nuevas ideas sobre el CMS.
  • Coworking: unirse para trabajar y crear nuevos proyectos.
  • Gestionar una mesa de ayuda de WordPress.

Como decíamos, estas Meetup no siguen un mismo patrón. De hecho, pueden llevarse a cabo múltiples eventos, tomando por ejemplo varios de la lista anterior al mismo tiempo. hay otras Meetup que simplemente se dedican a mantener la misma estructura y formato en el tiempo.

¿Por qué debería asistir a una Meetup de WordPress?

Si no tienes claro por qué asistir a una Meetup de WordPress podría serte útil, aquí tienes varios motivos para probar:

  • Conoces gente nueva con ideas afines a las tuyas
  • Aumentas tu círculo de amistades, teniendo tanto relaciones personales como profesionales
  • Aprendes cosas nuevas y puedes enseñarle a otros lo que tú ya sabes

Estas razones también pueden servirte para otro tipo de eventos sociales, pero es el público de las Meetup el que realmente hace distinta cada edición y quien le da valor a todo lo que rodea a la comunidad.

Lo mejor de todo en las Meetup es que están hechas de grupos reducidos de gente.

Si eres tímido, puedes probar poco a poco hasta que te encuentres cómodo con el grupo de personas que asisten de forma regular.

Las Meetup también son una buena forma de analizar lo que puede ofrecer la comunidad WordPress antes de que decidas si quieres asistir a otro tipo de eventos más grandes, como las WordCamp.

Asistir a una WordCamp significa estar dos o tres días presenciando conferencias, talleres y actos sociales donde desarrollar habilidades de networking. Aunque a estos eventos no se puede ir gratis, su coste es bajo intentando no limitar el acceso a nadie, sea de la comunidad o externo.

¿Qué se obtiene al asistir a una Meetup de WordPress?

Si quieres aprovechar al máximo tu presencia en una Meetup, hay algo que puedes hacer desde el primer momento: participar de forma activa. Ello implica escuchar, tomar notas, conocer al resto de participantes e incluso ayudarles o hablar cuando sea necesario. Los organizadores apreciarán de verdad que se demuestre la voluntad de participar y hacer un esfuerzo porque el evento no suponga una pérdida de tiempo.

Es más, participar de forma activa puede abrirte las puertas a nuevas relaciones y oportunidades laborales.

¿Cómo puedes encontrar Meetups en tu ciudad, o cerca de ti?

Si no sabes qué es Meetup, echa un ojo a esta imagen del mapa de España con todas las Meetup activas

Lo primero que debes hacer es algo muy sencillo: revisar la página de WordPress en la plataforma Meetup para encontrar algún grupo cerca de ti. Ahora mismo hay más de 650.000 miembros en más de 1.500 grupos creados.

Si no encuentras alguna cerca, haz una búsqueda rápida en Google y revisa los eventos que se crean en las redes sociales como Facebook. Si no hay un grupo local de WordPress en tu ciudad, esta puede ser tu vía de entrada. ¡Ayuda a desarrollar la comunidad en tu ciudad!

¿Cómo puedes formar parte de una Meetup?

Más allá de la simple asistencia, hay varias formas de involucrarse en una Meetup de WordPress. Aquí tienes una breve descripción de las mejores maneras de generar impacto en la comunidad WordPress:

Dar una conferencia

Hablar en una Meetup permite compartir tu conocimiento con gente que se puede beneficiar de lo que les dices. Los organizadores siempre están a la caza de nuevos ponentes para sus eventos, así que si te sientes cómodo o conoces a alguien que quiera y pueda dar una charla, ¡hazlo saber!

Es importante recordar que hablar en una Meetup no tiene premio económico, así que tenlo en cuenta a la hora de comprometerte o no, ya que si tienes que pagar los gastos de desplazamiento, correrán de tu bolsillo.

Dicho esto, dependiendo de donde vivas, puede que haya diferentes grupos de Meetup para dar una charla sin tener que viajar muy lejos.

Patrocinar Meetups

La Fundación WordPress aporta su patrocinio para que las Meetup salgan adelante (e incluso aportan dinero, en algún caso), pero para que un evento tenga éxito, los organizadores aprecian contar con un presupuesto extra para poder comprar snacks y bebidas, además de otros gastos que se deben cubrir.

Los patrocinadores pueden ayudar eliminando esta barrera económica al mismo tiempo que contribuyen con la comunidad WordPress creando buen ambiente.

Sin embargo, patrocinar una Meetup de WordPress supone un proceso ligeramente más pequeño que el de patrocinar una WordCamp. Estas tienen un proceso más largo de aceptación de patrocinadores que las Meetup locales no tienen. Si quieres ayudar a patrocinar una Meetup local, lo primero que debes hacer es hablar con los organizadores sobre tu interés en aportar tu granito de arena.

Ser voluntario en una Meetup

Ser voluntario u organizador tiene prácticamente la misma función, salvo que los organizadores tienen que prestar atención a todos los detalles logísticos mientras que ser voluntario implica centrarse más en las tareas del día: colocar las mesas, trabajar en la zona de registro de participantes y echar una mano en cualquier otra tarea donde sea necesaria tu ayuda.

La mayoría de organizadores suelen empezar en este mundillo como voluntarios, así que si un día te planteas organizar una Meetup, yo de ti empezaría siendo voluntario para probar y ver cómo funciona por dentro.

Empezar una nueva Meetup de WordPress

No hay criterios ni requisitos especiales para organizar una Meetup de WordPress. A continuación te dejamos una lista con los pasos más básicos a dar para formar un nuevo grupo local:

  1. Decide qué tipo de evento quieres organizar. Las Meetup de WordPress pueden ser de distintos tipos: un taller, un hackathon, una sesión de coworking en una cafetería, etc.
  2. Encuentra un buen lugar para hacerla. Para eventos pequeños, una cafetería o un bar llegará de sobra, pero a medida que la Meetup crezca, quizá sea interesante dar el salto a un local más grande. En caso de necesitar un local para el que tengas que pagar, puedes solicitar el dinero para el alquiler rellenando el formulario de solicitud que ofrece WordPress.org. Siguiendo una serie de condiciones preestablecidas, la comunidad WordPress puede aportar el dinero por ti para usar un local de pago.
  3. Programa tu evento en Meetup.com (y en cualquier otra parte donde sea relevante a nivel de comunidad, como un grupo de Facebook). Asegúrate de tener a un buen ponente que atraiga público y pon una descripción fidedigna del evento para que se sepa de antemano de qué va a ir la Meetup.
  4. Date a conocer. Has organizado el evento, así que también tienes la responsabilidad de hacer que vaya todo bien. Llega al recinto con tiempo de sobra para ayudar  ala gente para que no se pierda por el camino.
  5. ¡Gestiona los últimos detalles! No olvides registrar a la gente que asiste y haz una actualización del sistema RSVP que ofrece Meetup.com.

¿Cómo se organiza una Meetup de WordPress?

Aunque el proceso de organizar una Meetup es bastante flexible, querrás tener presente en tu cabeza algunas ideas básicas de cómo organizar el evento por tu cuenta.

En la medida de lo posible, la Fundación WordPress intenta animar a los grupos locales de Meetup a que no se derrochen demasiado dinero. Según la organización, “¡crear comunidades locales debería ser igual de gratuito que lo es WordPress!”

Dado que WordPress es una herramienta gratuita, solo cabe dar acceso libre y gratuito a la comunidad a todo lo que rodea a este software.

Es por esto que la Fundación WordPress se decidió a abrir una cuenta global en Meetup.com.

Imagen de dos personas charlando con un café en una mesa de madera

Cómo unirse al programa oficial de WordPress en Meetup.com

Aquellos grupos de Meetup que elijan formar parte del programa de WordPress no tienen porqué preocuparse de pagar cantidad alguna a Meetup.com, ya que son la Fundación y la Comunidad de Soporte de WordPress (una subsidiaria de la Fundación) los que cubren estos gastos.

A cambio del apoyo de la Fundación, formar parte del programa oficial de WordPress en meetup obliga a seguir una serie de reglas creadas por voluntarios, entre ellas:

  • Las Meetup se crean para beneficio de la Comunidad WordPress en conjunto y no para un grupo concreto de personas. Además, si eres organizador de un evento, tienes la obligación de actuar en favor de toda la comunidad.
  • Ser miembro de un grupo local de Meetup es algo accesible para cualquiera, sin importar edad, raza, habilidades, capacidad financiera y, por supuesto, tiene que ser un lugar con un ambiente libre de discriminación y violencia.
  • Las Meetup son voluntarias, también si eres ponente. Si te han invitado para dar una charla, lo más probable es que no recibas dinero por ello. Si por alguna razón se tiene que cobrar una pequeña cantidad para dar vida a una Meetup, este dinero debería estar relacionado solo con los costes operativos de la misma, por ejemplo el alquiler del local.
  • Una Meetup debe ser organizada por alguien fiable y reconocido dentro de la comunidad.

Encuentra un buen ponente para tu Meetup

Ofrecer un buen programa es una parte muy importante a la hora de planear una Meetup, ya que tener la oportunidad de aprender algo nuevo es un gran motivo para atraer más asistentes de forma regular.

Eso sí, encontrar un ponente en condiciones es un problema recurrente para los organizadores, sobre todo en los grupos más pequeños. Incluso si consigues tener a los mejores ponentes, puede ser cansino escuchar siempre a la misma gente, así que cobre relevancia contar con una gran variedad de personas dispuestas a participar en tu Meetup.

Si quieres encontrar personas válidas para dar charlas, sigue estos dos consejos para el futuro:

Pregúntale a miembros de tu grupo

Este debería ser lo más parecido a un mantra cuando buscas nuevas charlas. Incluso si nadie se ofrece como voluntario en un primer momento, alguien podría querer serlo en el futuro, así que no dejes de preguntar. Puedes también hablar con la gente de tu grupo si pueden recomendar a alguien o si existe algún experto que quiera participar.

Invitar a gente de fuera de tu ciudad

Infórmate si algún experto en WordPress va a estar cerca de tu ciudad en las fechas que quieres organizar una Meetup (o una WordCamp) y contáctale para preguntar si estaría dispuesto a participar en tu evento.

Cuando por fin encuentras ponentes para tu evento, no escatimes esfuerzos a la hora de ayudarles.

Cerciórate de que le das todos los detalles, que no haya dudas al respecto del evento. actúa con diligencia para asegurar que su presentación funciona (ten una copia de seguridad por si acaso) antes de que el evento arranque.

Los ponentes normalmente no cobran pero no tendrían problema si les ofreces un incentivo o un agradecimiento por haber hecho el esfuerzo de desplazarse hasta tu localidad. Si no hay ningún ponente disponible para la fecha de tu Meetup, busca otro formato de evento que te permita más opciones de poder elegir a alguien.

Promociona tu Meetup de WordPress

Una parte importante de organizar una Meetup es asegurar por completo que tienes las suficientes herramientas de comunicación para darte a conocer y atraer público a tu evento.

Algunos trucos para aumentar tu notoriedad son estos:

Regístrate en el programa oficial de Meetup. Las Meetup que formen parte del mismo aparecerán en la lista de eventos que WordPress ofrece en el escritorio cuando un usuario accede a su panel.

Busca patrocinadores que promocionen tu Meetup. En la web Meetup.com puedes optar por ofrecer beneficios adicionales para las empresas que quieran patrocinarte, demostrando a tus visitantes que hay marcas conocidas que apuestan por ti y por tus ideas (y que tu evento ofrece algo para acudir).

Publica tu Meetup en otras webs. No te limites solo a publicar tu evento en Meetup.com. Puedes hacerlo también en otras páginas web, como Eventbrite o Facebook Groups.

Aprovecha las redes sociales. Si gestionas una Meetup duradera en el tiempo, ¿por qué piensas en crear un grupo de Facebook para anunciar futuros eventos y así ayudar a crear una comunidad más grande? Otra ayuda puede ser animar a los miembros de tu Meetup a que promocionen el evento en sus propias redes sociales para invitar a sus amigos a que acudan.

Unir fuerzas con otros grupos de Meetup para crear eventos conjuntos, de forma que ambos se beneficien teniendo más exposición ante un público más grande.

Crea una web en WordPress. Esto no solo ayuda a que encuentren tu grupo local, sino que permite enseñar todo lo que haces y sabes en torno a una Meetup. Es decir, permite mostrar cómo trabajas.

Piensa a quién te diriges con tus eventos. Por supuesto, algunos usuarios tienen más conocimiento que otros, de forma que tienes que crear un programa de eventos en el que tengan cabida todos los niveles, desde charlas para usuarios básicos hasta ponencias para usuarios expertos en WordPress.

Haz tu evento algo a recordar. No hay mejor publicidad que el boca a boca. Si tu Meetup tiene buena reputación, tus asistentes querrán invitar a sus amigos en futuros eventos. Un lugar cómodo, comida y bebida incluida y ponentes de nivel son elementos básicos para tener un evento a recordar.

Recuerda: las Meetup de WordPress son para todos

Una Meetup de WordPress es más pequeña y más íntimo que una WordCamps pero con la misma finalidad de juntar gente que está interesada en adquirir más conocimientos sobre WordPress. Cualquiera puede organizar una Meetup, siempre y cuando sea en beneficio de la comunidad WordPress y siga las directrices básicas.

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