¿Cómo delegar responsabilidades? 5 tácticas para hacerlo con eficacia en tu negocio

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En muchas ocasiones, delegar es un problema para las personas emprendedoras. Y es que están acostumbradas a realizar de manera simultánea tareas muy diferentes entre sí y, a la vez, a mantener un control absoluto de todo lo que pasa en su negocio.

Un estudio reciente de Salesforce descubrió que los propietarios y las propietarias de las pequeñas empresas se hacen responsables de una media de 4,2 roles en su negocio.

Asumir tantas responsabilidades es agotador. Sin embargo, para quienes viven de su propio proyecto puede llegar a resultar gratificante. No hay nadie más: solo estás tú al volante, y de ti dependerá el éxito o el fracaso de tu proyecto.

 

Sin embargo, si quieres escalar tu negocio -o simplemente disfrutar de más tiempo libre-, debes aprender a delegar actividades y responsabilidades de tu empresa.

¿Por qué debes aprender a delegar?

A muchos directivos les cuesta delegar. Un estudio psicológico arroja dos posibles motivos que se encuentran detrás de estas dificultades:

  1. La fe en el efecto que tiene su supervisión. Es decir, el hecho de pensar que el trabajo que realiza una persona que está bajo supervisión es mejor que aquel que realizaría en caso de que este control no existiese.
  2. La tendencia de los gerentes a valorar de forma más positiva una tarea cuanto más se han implicado en ella.

Esto se reduce a un simple hecho: la mayoría de los líderes piensan que necesitan supervisar las tareas de manera directa y que el resultado de su trabajo siempre será mejor.

En otras palabras: son personas perfeccionistas que sienten que, teniendo todo bajo su control, pueden garantizar los mejores resultados.

Sin embargo, una investigación de Gallup concluyó que los directores ejecutivos que delegan con éxito generan un volumen de ingresos un 33% superior que aquellos que no lo hacen.

Si quieres ver los beneficios psicológicos y financieros que puede tener una correcta delegación, ten en cuenta estas 5 tácticas para hacerlo correctamente.

1. Descubre qué tareas puedes delegar

El primer paso para delegar es determinar qué tareas pueden gestionar otros empleados y cuáles no.

Por un lado, esto te ayudará a gestionar y reducir tu sobrecarga de trabajo; por otro, a conseguir mejores resultados.

Empieza haciendo una auditoría de las tareas que tienes que realizar cada semana.

Para conocer de manera precisa cuánto tiempo requiere cada una de estas actividades, te recomiendo emplear un temporizador.

Incluye de manera minuciosa todas las tareas que realizas durante tu jornada laboral, incluso fuera de las horas de trabajo. Como, por ejemplo, enviar un correo electrónico rápido después de cenar desde tu Smartphone.

Para ayudarte a decidir qué tareas puedes delegar, puedes consultar los Six TS (Seis Ts) de Jenny Blake, autora y experta en estrategia empresarial:

  • Diminuto (Tiny): Pequeñas tareas intrascendentes alejadas de tu área de especialización pero que requieren de tiempo. Por ejemplo, reservar viajes o gestionar reuniones. ¿Resultado? Delegar.
  • Tedioso (Tedious): Proyectos simples relacionados con el área de administración. Si puedes dedicar tu tiempo a otras tareas más rentables para la empresa, ¡delégalos!
  • Consumen mucho tiempo (Time-Consuming): Tareas más complejas que, si bien es cierto que son importantes, pueden salir adelante descargando el 80% inicial del trabajo para después sumarte a una fase más avanzada del proyecto. En este caso, deberás descargarte de manera parcial estas funciones.
  • Enseñable (Teachable): Proyectos que requieren de cierta capacitación y habilidades pero que, aun así, pueden delegarse con la formación necesaria.
  • Terribles: Tareas que has asumido pero que no están bajo tu área de especialización. Sí, me estoy dirigiendo a ti, empresario o empresaria que intentas crear el branding de tu negocio. ¿Por qué no encuentras a alguien con más experiencia que pueda hacerlo mejor en menos tiempo? Delega estas tareas.
  • En función del tiempo disponible (Time-sensitive): Esta es una cuestión de equilibrio. No puedes hacer todo, así que prioriza tus tareas en función de la relevancia que tengan para tu negocio y delega las que sea necesario.

2. Encuentra al candidato perfecto y empieza el traspaso de tareas poco a poco

Una vez sepas qué tareas puedes transferir a un empleado, busca al perfil perfecto para desempeñarlas.

Ten en cuenta las responsabilidades que implica y aprovecha los puntos fuertes del candidato.

Por ejemplo: ¿Verdad que no le pedirías a un trabajador del departamento de marketing que se hiciese cargo de la contabilidad financiera? Esto parece tremendamente obvio. Sin embargo, aquello que parece menos evidente es tener en cuenta los puntos fuertes de cada empleado a la hora de delegar.

Un buen líder debe comprender las fortalezas, las debilidades y las preferencias de sus empleados. Si necesitas delegar una tarea colaborativa, no se la transfieras a una persona que prefiere el trabajo en solitario.

De todas formas, recuerda que en un inicio debes armarte de paciencia y añadir una buena dosis de confianza.

Es normal que, al principio, los empleados y las empleadas que lleven a cabo tus tareas no las realicen del mismo modo que tú las harías, ni en el mismo tiempo.

Siempre existe una curva de aprendizaje. Confía en que, si encuentras a la persona adecuada y tienes un mínimo de paciencia con este proceso, delegar estas tareas te facilitará tu día a día y tendrá una buena repercusión en los resultados de tu negocio.

Cómo delegar paso a paso

3. Establece tus expectativas de forma clara

La gestión de las expectativas es fundamental a la hora de delegar distintas tareas.

Define de manera explícita quién se encargará de cada función y cuál es el resultado que se espera de cada empleado. Así no darás lugar a malas interpretaciones o posibles ambigüedades.

¿Cómo hacer esto? Citando al profesor de IMD Business School, Michael D. Walkins, asegúrate de que la persona que se va a encargar de cada tarea pueda responder las siguientes preguntas:

  • ¿Qué necesito hacer? Define los objetivos, el plazo de ejecución de la tarea y los parámetros para medir el éxito.
  • ¿Cómo debo hacerlo? Da a conocer las estrategias específicas sobre cómo alcanzar las metas propuestas y ayuda a priorizar las tareas.
  • ¿Cuál es mi motivación para lograrlo? Comunica de manera clara cuál es la visión general de la empresa y de qué manera estas tareas acercan a la corporación a los objetivos marcados.

Cuando los miembros del equipo comprendan el alcance de sus contribuciones, así como de qué manera estas tareas están contribuyendo a la consecución de los objetivos empresariales, estarán más motivados e inspirados para emprender estas actividades. Y, por lo tanto, verás mejores resultados.

4. Comprometerse, no microgestionar

Debes estar presente a lo largo de todo el proceso de formación, disponible para que te realicen consultas, para ayudar y motivar a tus empleados a medida que aprenden. Sin embargo, recuerda que existe una línea muy fina entre la supervisión y la gestión.

Diversos estudios demuestran que gestionar puede tener consecuencias significativas a nivel mental y físico en los empleados. Es una clara falta de confianza por parte del directivo que afecta, por lo tanto, a sus capacidades para asumir estas tareas.

Para evitar la gestión de tareas, puedes seguir los consejos del gurú de los negocios Stephen M.R. Covey -su padre, Stephen Covey, es el autor del famoso libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”-.

Covey explica que es mejor comunicar cuál es el resultado final deseado en lugar de las tareas que implica conseguirlo. Por ejemplo “Esto es lo que estamos haciendo, esto es lo que buscamos. Quiero que obtengas la venta” en lugar de “Haz un seguimiento de estos clientes potenciales”.

5. Documenta todos los procesos

Tu yo del futuro te agradecerá tremendamente el hecho de documentar todos los procesos en el mismo momento en el que empieces a delegar.

Es cierto que documentar el conocimiento, los flujos de trabajo y las expectativas requiere de una inversión de tiempo inicial, pero valdrá la pena.

En primer lugar, esta documentación ayudará a responder consultas sencillas del equipo a medida que aprenden sus nuevas funciones. Además, es un buen recurso que pueden consultar en caso de que se sientan demasiado intimidados a la hora de hacer preguntas breves o repetidas.

En segundo lugar, los empleados no permanecerán siempre en el mismo puesto. Y es que, como ejecutivo, querrás que el personal crezca y evolucione. Cuando esto ocurra, tendrás a mano un manual con el proceso documentado que podrás entregar a los nuevos miembros del equipo.

Además, los empleados pueden ir actualizando la documentación a medida que optimizan los procesos.

Lo ideal es almacenar esta documentación en la nube. Para ello, puedes probar SharePoint, Google Drive, Trello o Evernote. Incluso puedes grabar sesiones de formación con el personal de la empresa y organizarlas en la misma unidad.

Nota: SharePoint y Teams son herramientas incluidas en Microsoft Office 365 de GoDaddy, con las que podrás colaborar y delegar tareas de manera sencilla.

Es el momento de empezar a delegar

Aprender a delegar es vital para que un negocio crezca. Así podrás tener más tiempo libre para concentrarte en tus principales metas y objetivos futuros.

Utiliza estas cinco tácticas de delegación para empezar a trasladar el trabajo a otros empleados y libérate para llevar tu negocio al siguiente nivel.

Este artículo incluye contenido publicado originalmente en el blog de GoDaddy por Marcus Couch.

Jessica Thiefels has been writing and editing for more than 10 years and spent the last five years in marketing. She recently stepped down from a senior marketing position to focus on growing her own startup and consulting for small businesses. She's been featured on Forbes and has written for sites such as Lifehack, Inman, Manta, StartupNation and more. When she's not working, she's enjoying sunny San Diego with her husband and friends or traveling somewhere new. Follow her on Twitter @Jlsander07.