Cómo programar eventos en el calendario.

Los eventos en el calendario son acontecimientos con fechas definidas de inicio y fin, tal como reuniones o fiestas. Aparecen en sus calendarios personales y de grupo en la sección Calendars de su cuenta.

Puede invitar a otros usuarios o grupos de calendario para asistir a eventos. Los usuarios y grupos que invite recibirán mensajes por correo electrónico solicitudes para que acepten o rechacen su asistencia. El calendario controla y muestra sus respuestas. Para más información, vea Cómo aceptar invitaciones a eventos en el calendario, (solo en inglés).

Para programar eventos

  1. Ingrese a su cuenta Calendar.
  2. Haga clic en Add Event.
  3. En el campo Title, ingrese un nombre de su evento.
  4. Elija Start Time (inicio) y End Time (fin) del evento . Elija All day event si el evento dura todo un día.
  5. AVISO: Cuando programe eventos que creen un conflicto con el horario de otros usuarios, éstos aparecerán en la ventana Conflicts.

  6. Use el menú Time Zone para identificar el horario correcto del evento.
  7. Si la zona de horario no está enlistada, haga lo siguiente:
    • Haga clic en Manage Time Zones.
    • En la ventana Manage Additional Time Zone, arrastre y suelte las zonas de horario elegidas en el menú Available en los menús Selected. También puede usar los botones + y - para agregar y quitar zonas de horario elegidas.
  8. Vaya a cualquiera de las siguientes cejas, ingrese la información necesaria y luego haga clic en Save.

Detalles

Los detalles son una información relacionada con el evento que desea supervisar en Calendario.

  • Calendar — Elija el calendario para programar el evento.
  • Event Type — Elija el tipo de evento. Para más información, vea Event Types en Cómo administrar la configuración de su calendario, (solo en inglés).
  • Icon — Elija un icono para identificar el evento.
  • Title — Escriba el nombre del evento.
  • Location — Identifique el lugar del evento.
  • Details — Agregue la información del evento relacionado.
  • My Attendance — Elija Attending, Tentative o Not Attending.
  • Event Status — Elija Not Complete o Complete.
  • Event Owner — Elija el usuario de calendario quien creó el evento. Predeterminadamente, este campo contiene su nombre y dirección, pero puede elegir a cualquiera que comparta un calendario.
  • Send Attendance Notifications to — Elija una dirección de correo electrónico para recibir avisos o elija Don't Send Notification.

Asistentes y recursos

Los asistentes y recursos son los usuarios del calendario que asisten a su evento y los recursos, tales como salas de reunión y equipo de oficina que use para su evento.

Si el evento tiene conflicto con el horario de otros usuarios, podrá hacer clic en el selector en la retícula de fechas y horarios y luego deslizarlo a unos que sean factibles.

  • Attendee — Ingrese una dirección de correo electrónico de un usuario del calendario y luego haga clic en Add. Si los usuarios aceptan los invitación, el evento aparecerá en sus calendarios personales. Después de agregarlos, haga clic en Yes o No en la columna Required para cambiar su disponibilidad para ir o no a un evento requerido.
  • Group — Elija un grupo y a sus miembros a quienes desee invitar, elija si su asistencia se requiere y luego haga clic en Add. Si elige All Members de un grupo, el evento aparecerá en el calendario del grupo. Si elige miembros individuales de un grupo, el evento aparecerá en su calendario personal.

    AVISO: Solo puede programar eventos de grupos en los cuales usted sea miembro.

  • Resource — Haga clic en los recursos que desee reservar para su evento. Podrá reservar cualquier recurso que pertenezca a los grupos en los cuales sea miembro. Para más información, vea Cómo administrar los recursos del calendario (solo en inglés).

Para permitir a los asistentes de un evento invitar a otros usuarios del calendario, elija Allow attendees to invite other users.

El cuadro mostrará los nombres de sus asistentes, su aceptación, si se requiere su presencia o no y la fecha y hora de sus eventos programados actuales.

Repetición

El calendario puede programar automáticamente eventos recurrentes en los calendarios personales, de grupo o recursos de los asistentes.

Elija uno de los siguientes y luego ingrese la información requerida para crear un evento recurrente:

  • None — El evento sucede una vez.
  • Daily — Ingrese la frecuencia del evento en días o elegir Every weekday si el evento recurre a diario.
  • Weekly — Ingrese la frecuencia del evento en semanas y luego elija la fecha seleccionada en que suceda.
  • Monthly — Ingrese la frecuencia del evento en días del mes, frecuencia mensual o elija una regla de repetición.
  • Yearly — Ingrese la frecuencia del evento en días del mes al año, frecuencia anual o elija una regla de repetición.

Recordatorios

El calendario puede enviar recordatorios para que los asistentes no falten a los eventos.

Haga clic en Add Reminder, complete los campos y luego haga clic en Add:

  • Address — Ingrese la dirección de correo electrónico a la que desee enviar el recordatorio.
  • When — Ingrese con cuanta anticipación desea enviar el recordatorio del evento.
  • Format — Elija cómo desea enviar el recordatorio:
    • Email — Reciba un correo electrónico en una fecha y hora específicas.
    • SMS — Reciba un mensaje SMS por correo electrónico en una fecha y hora específicas. Podrá recibir esto como mensaje de texto en un teléfono móvil al usar la dirección de correo electrónico de su número de teléfono. Para más información sobre dicha dirección, contacte a su proveedor de servicio de telefonía móvil.
    • Alert — Reciba recordatorios en el calendario y a través de cualquier cliente tercero, tal como Microsoft Outlook®, que obtendrá actualizaciones mediante el URL publicado de su calendario. Para más información sobre cómo subscribirse a su calendario, vea Cómo importar, exportar y suscribirse a calendarios, (solo en inglés).

AVISO: Puede configurar su recordatorio predeterminado cambiando la configuración de su calendario. Para información sobre cómo configurar sus preferencia del calendario, vea Cómo administrar la configuración de su calendario, (solo en inglés).

Adjuntos

Los adjuntos le permiten compartir archivos con los asistentes de un evento.

  • Para cargar un archivo desde su computadora, haga clic en Upload File, encuentre el archivo en su computador y luego haga clic en Open.

    AVISO: Puede adjuntar archivos hasta de 20 MB.

  • Si tiene una cuenta de Almacenamiento en Línea, podrá cargar archivos que ahí se encuentren. Haga clic en Upload from Online Storage, elija el archivo y luego haga clic en Add.

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